ACCOUNTABILITY INDEX MONITORING SYSTEM (AIMS) 2014
PTJ : 0


BAHAGIAN 1 :
KAWALAN PENGURUSAN

OBJEKTIF:
PENGURUSAN PEJABAT YANG BAIK BERTUJUAN UNTUK MEMASTIKAN: A) PIHAK PENGURUSAN MEMPUNYAI STRUKTUR, KUASA, SISTEM DAN PROSEDUR DALAM MELAKSANAKAN TANGGUNGJAWABNYA B) PELAKSANAAN URUSAN PENTADBIRAN PEJABAT DENGAN LEBIH CEKAP, TERATUR DAN BERKESAN C) PENGURUSAN KEWANGAN DIJALANKAN DENGAN BAIK MENGIKUT PERATURAN DAN GARIS PANDUAN YANG DISEDIAKAN

Bil.
Soalan
Peraturan
Jawapan
1.0 CARTA ORGANISASI pkpa081991.pdf, PP0507-Panduan Pengurusan Pejabat.pdf  
1.1 Tarikh terakhir Carta Organisasi dikemas kini. (Nyatakan) 21-03-2014
1.2 Carta Organisasi disediakan. PKPA 8/1991
Ya
1.3 Carta Organisasi lengkap. (cth Nama, Jawatan, Gambar)
Ya
1.4 Carta Organisasi dikemas kini.
Ya
1.5 Carta Organisasi dipamerkan di Bahagian/ Cawangan/ Unit. PP 5/2007
Ya
2.0 PENURUNAN KUASA Akta Acara Kewangan Sek. 15 A.pdf | SPP92009 | SAK 2 TAHUN 2004 JWT PEMBELIAN RUNCIT.doc | SPANM12009 | AP 11.doc | AP 53.pdf | AP 69.pdf | AP 101.pdf | AP 70.pdf | PP0507-Panduan Pengurusan Pejabat.pdf | SPANM12008.pdf | Panduan Pengguna - Prosedur Kerja eSPKB.pdf | Nota A Panduan Pengguna Pindaan 1 - 14 Sept 2005 pdf.pdf  
2.1 Semua pegawai terlibat pengurusan kewangan diberikan kuasa secara bertulis (Bajet, Hasil, Perbelanjaan, Amanah serta Aset dan Stor). AP 11, AP 200.1, SAK Bil 2 Tahun 2004
Ya
2.2 Perlantikan secara bertulis bagi Jawatankuasa Pembelian Terus. SAK 22004
Ya
2.3 Dalam persekitaran elektronik di mana kad pintar digunakan, pengguna perlu menyimpan selamat kad pintar tersebut dan tidak boleh sama sekali memberikan kad tersebut kepada orang lain. AP 70 (c)
Ya
2.4 Peranan dan Had capaian kad pintar sama dengan surat penurunan kuasa secara bertulis.
Ya
2.5 Surat pembatalan kuasa kad pintar dikeluarkan setiap kali pertukaran keluar/bersara pegawai dalam tempoh 1 minggu.
Ya
2.6 Surat Kuasa dikeluarkan setiap kali pegawai bertukar. (Yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan) AP 101.doc
Ya
2.7 Rekod dan fail surat Penurunan Kuasa disimpan dengan teratur, mudah dikesan dan disemak. Laporan BV 141 (Senarai pengguna e-SPKB)
Ya
3.0 MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) (AWAM)/PERINTAH TETAP (TENTERA) (MPK TIDAK TERTAKLUK KEPADA TENTERA) pkpa081991.pdf, PP0507-Panduan Pengurusan Pejabat.pdf  
3.1 MPK/Perintah Tetap Pasukan disediakan.
Ya
3.2 MPK/Perintah Tetap Pasukan adalah lengkap.
Ya
3.3 MPK/Perintah Tetap Pasukan adalah kemas kini.
Ya
3.4 MPK/Perintah Tetap Pasukan dikaji semula dari semasa ke semasa sekiranya ada perubahan/pindaan.
Ya
4.0 FAIL MEJA (AWAM) / STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) (TENTERA) pkpa081991.pdf  
4.1 Fail Meja/SOP disediakan.
Ya
4.2 Fail Meja/SOP adalah lengkap dan kemaskini.
Ya
4.3 Fail Meja/SOP disimpan oleh pegawai berkenaan.
Ya
4.4 Fail Meja/SOP dikaji semula dari semasa ke semasa sekiranya ada perubahan/pindaan.
Ya
5.0 PEMERIKSAAN MENGEJUT (AP 309 DAN AM 28) AP 308.pdf, AP 309.pdf, AP 309 AM28.pdf  
5.1 Pemeriksaan mengejut dilaksanakan oleh Ketua Jabatan /wakilnya.
Ya
5.2 Pelantikan pegawai untuk membuat pemeriksaan mengejut secara bertulis. AP 308
Ya
5.3 Pemeriksaan mengejut hendaklah meliputi peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga.
Ya
5.4 Pemeriksaan Mengejut dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 6 bulan. AP 309
Ya
5.5 Hasil pemeriksaan direkodkan di dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28) dengan lengkap.
Ya
6.0 WARAN PERJALANAN UDARA AWAM pp091992-Denda ke atas No Show Passenger.pdf | PMAT Bil 3 Tahun 1993 - No Show Passenger.pdf  
6.1 Waran perjalanan udara diselenggarakan dengan lengkap.
Ya
6.2 Tempahan tiket dibuat mengikut giliran agensi penerbangan.
Ya
6.3 Tidak berlaku 'No Show Passenger'.
Ya
6.4 Tuntutan bayaran balik dibuat ke atas 'No Show Passenger'
Ya
7.0 PENERBANGAN BERJADUAL ( CATAR UDARA) PMAT Bil 3 Tahun 1993 - No Show Passenger.pdf | pp091992-Denda ke atas No Show Passenger.pdf  
7.1 Permohonan penerbangan berjadual disediakan sebelum perjalanan dilakukan.
Ya
7.2 Tidak berlaku 'No Show Passenger'.
Ya
7.3 Tuntutan bayaran balik dibuat ke atas 'No Show Passenger'
Ya
8.0 BUKU PERKHIDMATAN (AWAM SAHAJA) PP0507-Panduan Pengurusan Pejabat.pdf | SPP152008 Buku Rekod Service.pdf  
8.1 Buku perkhidmatan diselenggarakan dengan lengkap dan dikemaskini.
Tidak Terlibat
8.2 Buku perkhidmatan diperiksa secara tahunan oleh Ketua Jabatan/ Pegawai yang diberi kuasa.
Tidak Terlibat
8.3 Kursus-kursus yang bersijil direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan .
Tidak Terlibat
8.4 Rekod cuti/HRMIS dikemaskini dan disahkan oleh Ketua Jabatan/Pegawai yang diberi kuasa.
Tidak Terlibat
9.0 LATIHAN (PENJAWAT AWAM SAHAJA) PP062005.pdf, pp102008-JKPA.pdf  
9.1 Pegawai Latihan dilantik. (jika berkaitan)
Tidak Terlibat
9.2 Jabatan/Bahagian memastikan pegawai menghadiri latihan/ kursus/ seminar sekurang-kurangnya 7 hari setahun.
Tidak Terlibat
9.3 Kursus Pengurusan Kewangan dihadiri sekurang-kurangnya 2 Tahun sekali.
Tidak Terlibat
9.4 Buku Log Latihan disedia dan direkod dengan kemas kini.
Tidak Terlibat
10.0 PENGESANAN TEGURAN AUDIT AP 306.pdf  
10.1 Rekod/Daftar Pertanyaan Audit diselenggarakan.
Ya
10.2 Rekod/Daftar Pertanyaan Audit diselenggarakan dengan kemas kini.
Ya
10.3 Pertanyaan Audit dijawab.
Ya
10.4 Pertanyaan Audit dijawab dalam tempoh ditetapkan.
Ya
10.5 Teguran Audit telah diambil tindakan.
Ya


BAHAGIAN 2 :
KAWALAN BAJET

OBJEKTIF:
PENGURUSAN BAJET BERTUJUAN UNTUK: A) MENYEDIAKAN SATU ANGGARAN ALIRAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN SESEBUAH ORGANISASI B) MEMASTIKAN AGIHAN PERUNTUKAN TERATUR BAGI MEMENUHI KEPERLUAN ORGANISASI C) MEMASTIKAN PERUNTUKAN DIKAWAL AGAR PERBELANJAANNYA TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN DAN MENGIKUT PERANCANGAN D) MEMASTIKAN PENILAIAN DIBUAT BAGI MENENTUKAN PENCAPAIAN MATLAMAT PERUNTUKAN YANG DIBELANJAKAN E) MEMASTIKAN WUJUDNYA AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

Bil.
Soalan
Peraturan
Jawapan
1.0 PENYEDIAAN BAJET PP032012 Anggaran 2013.pdf, PP012012 Bajet 2012.pdf, PP022011 Penyediaan Bajet 201213.pdf, PP022012 Bajet Berasaskan Outcome.pdf  
1.1 Cadangan bajet disediakan mengambil kira daripada input daripada Pusat Kos mengikut peraturan terkini .
Ya
1.2 Setiap butiran/cadangan bajet disokong dengan justifikasi yang jelas dan menggunakan format yang ditetapkan.
Ya
1.3 Perbelanjaan yang dilakukan selaras dengan kelulusan yang diperolehi.
Ya
1.4 Input daripada Pusat Kos, Dokumen RP dan semua borang ABM/OBB difailkan dalam fail Bajet.
Ya
2.0 PENGAGIHAN PERUNTUKAN PP032012 Anggaran 2013.pdf, PP022011 Penyediaan Bajet 201213.pdf, PP012012 Bajet 2012.pdf, Arahan Pegawai Pengawal B60.pdf  
2.1 Waran Peruntukan diterima dan dikunci masuk dalam sistem dengan betul mengikut aktiviti dan amaun.
Ya
2.2 Agihan SPP ke Pusat Kos dibuat dengan segera.
Ya
3.0 PINDAH/TAMBAH PERUNTUKAN pp041990-Pindah peruntukan.pdf | PP112008 Pindah Peruntukan Belanja Mengurus.pdf | PP101992-Pindah peruntukan mengurus.pdf  
3.1 Semua salinan Waran Pindah Peruntukan dikemukakan kepada Ketua Akauntan/Akauntan Negara tidak lewat daripada 31 Disember tahun berkenaan.
Ya
3.2 Pindah peruntukan dikemas kini dalam sistem.
Ya
3.3 Tambahan/pindahan peruntukan dibelanja sepenuhnya.
Ya
3.4 Pindah peruntukan pembangunan dibenarkan dibuat oleh Pegawai Pengawal dengan syarat ia tidak melebihi 50% daripada peruntukan tahunan asal untuk pembangunan (Untuk Bahagian Pembangunan dan BPKP).
Ya
3.5 Semua dokumen berkaitan pindah/tambah/kurang peruntukan difailkan.
Ya
4.0 WARAN PERUNTUKAN KECIL SAK 02 TAHUN 2013 WPK.pdf  
4.1 PTJ ada menerima WPK. (Nyatakan secara ringkas bilangan dan amaun dari PTJ pengeluar) 2
4.2 Program/PTJ ada mengeluarkan WPK. (Nyatakan secara ringkas bilangan dan amaun dari PTJ penerima WPK) TIADA
4.3 PTJ diberi kuasa untuk mengeluarkan WPK . (Nyatakan Rujukan Surat Kebenaran) TIADA
4.4 WPK dikeluar dan ditandatangani oleh Pengurus Program atau pegawai yang pangkatnya tidak rendah daripada Mej Jen atau setaraf Jusa C.
Tidak Terlibat
4.5 WPK diterima tanpa permohonan. (Nyatakan bilangan dan amaun) TIADA
4.6 WPK diterima dan digunakan bagi aktiviti yang dipohon.
Ya
4.7 WPK yang diterima dibelanjakan sepenuhnya.
Ya
4.8 WPK dikunci masuk ke dalam sistem e-SPKB.
Ya
4.9 WPK yang diterima, didaftar dan difailkan.
Ya
4.10 Pengeluaran WPK dibawah OS 26000, 28000, 29000 dan 32000 telah mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal.
Ya
5.0 PEMANTAUAN KEMAJUAN /PRESTASI PERBELANJAAN (BAHAGIAN PEMBANGUNAN DAN BPKP) pp141994-Pengesanan Prestasi.pdf | pp012011 - Anggaran 2011.pdf  
5.1 Maklumat kemajuan kewangan dan fizikal diperolehi daripada agensi pelaksana bagi mengesan kemajuan pelaksanaan projek.
Tidak Terlibat
5.2 Peruntukan perbelanjaan projek serta lain-lain maklumat projek sentiasa dikemas kini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP II).
Tidak Terlibat
5.3 Kementerian mempunyai satu mekanisme untuk memastikan kajian impak dibuat secara berkala. (Impak dinilai sekurang-kurangnya sekali dalam masa 5 tahun)
Tidak Terlibat
5.4 Pemantauan secara berkala dilakukan oleh Kementerian bagi memastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.
Tidak Terlibat
6.0 PEMANTAUAN DASAR BARU/ONE OFF (PTJ DIPERUNTUKKAN DASAR BARU/ONE OFF) Arahan Pegawai Pengawal B60.pdf  
6.1 Peruntukan Dasar Baru/One Off dicatat dalam B60.
Tidak Terlibat
6.2 Senaraikan No Waran, Jumlah dan PTJ Pengeluar Waran (Maklumat) TIADA
6.3 Waran Dasar Baru/One Off dibelanjakan mengikut tujuan permohonan.
Tidak Terlibat
7.0 PEMANTAUAN DASAR BARU/ONE OFF (PTJ TIDAK DIPERUNTUKKAN DASAR BARU/ONE OFF)  
7.1 Waran Dasar Baru/One Off ada diterima (Nyatakan Bilangan dan Amaun) TIADA
7.2 Fail Waran Peruntukan Dasar Baru/One Off disediakan.
Tidak Terlibat
8.0 PELAPORAN Arahan Pegawai Pengawal B60.pdf, PP012012 Bajet 2012.pdf, spp021986-Laporan Bulanan Belanja mengurus dan Pembangunan.pdf  
8.1 Laporan Pengecualian disediakan bagi perbelanjaan yang melebihi tahap varian.
Tidak Terlibat
8.2 Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/ Pengurus Program/ Aktiviti sebelum 10hb. bulan berikutnya.
Ya
8.3 Laporan Prestasi Perbelanjaan WPK dimajukan kepada Program/PTJ pengeluar setiap bulan.
Ya
8.4 Laporan Prestasi Perbelanjaan WPK dibentangkan dalam Mesyuarat Prestasi Belanjawan bulanan Pemegang Vot. (Arahan Pegawai Pengawal)
Ya
8.5 Fail Pelaporan disediakan dan dikemas kini.
Ya


BAHAGIAN 3 :
KAWALAN TERIMAAN

OBJEKTIF:
PENGURUSAN TERIMAAN YANG BAIK BERTUJUAN UNTUK MEMASTIKAN: A) SEMUA PUNGUTAN YANG DITERIMA DIREKOD DENGAN BETUL DAN DIMASUKKAN KE BANK DENGAN SEGERA B) SEMUA PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PENGELUARAN BAGFI RESIT RASMI DAN BORANG HASIL DIREKOD, DISIMPAN DAN DISELENGGARAKAN DENGAN BETUL DAN KEMASKINI C) KESELAMATAN WANG DAN INSTRUMEN LAIN ADALAH MENCUKUPI SEMASA MEMUNGUT, MENYIMPAN DAN MEMASUKKAN KE BANK D) LAPORAN-LAPORAN BERKAITAN HASIL SEPERTI PENYATA PENYESUAIAN, PENYATA TUNGGAKAN HASIL, LAPORAN AKAUN BELUM TERIMA DISEDIAKAN DAN DIKEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN E) UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN BERKAITAN TERIMAAN DIPATUHI SEPENUHNYA

Bil.
Soalan
Peraturan
Jawapan
1.0 PENGGUNAAN BORANG HASIL AP 66.pdf | AP 67.pdf | AP 68.pdf | AP 80.pdf | AP 66A.pdf | AP 60.pdf | Lampiran N - AP 66A.pdf  
1.1 Borang Hasil yang diterima direkodkan dengan kemas kini dalam Daftar Borang Hasil (Kew. 67- Pin.1/84). AP 67
Tidak Terlibat
1.2 Setiap keluaran Borang Hasil mestilah ditandatangani pada Daftar Borang Hasil (Kew. 67- Pin.1/84) oleh pegawai yang memohon/menerima. AP 67
Tidak Terlibat
1.3 Borang Hasil dikeluarkan mengikut No. siri. AP 66 (c)
Tidak Terlibat
1.4 Baki stok pada Daftar Borang Hasil (Kew. 67- Pin.1/84) didaftar bersamaan dengan baki fizikal sebenar.
Tidak Terlibat
1.5 Borang Hasil yang tidak digunakan disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat. AP 68
Tidak Terlibat
1.6 Borang Hasil yang diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri dan hendaklah mencatat dan menandatangani dibelakang helai pertama salinan pejabat. AP 66(a)
Tidak Terlibat
1.7 Penyata Mengenai Borang-borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68 - Pin.2/87) direkodkan dengan sempurna bagi setiap penggunaan dan baki resit rasmi .
Tidak Terlibat
1.8 Senarai stok Borang Hasil dinyatakan dalam Lampiran N semasa pertukaran pemungut (pemberi alih/pengambil alih). AP 66 A
Tidak Terlibat
1.9 Satu salinan Lampiran N yang telah ditandatangani oleh kedua-dua pegawai dihantar kepada Ketua Audit Negara atau Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri yang berkenaan. AP 66 A
Tidak Terlibat
1.10 Borang Hasil yang dikeluarkan daripada stok hendaklah disemak sekurang-kurangnya sekali setiap minggu oleh Pegawai Penyelia atau wakilnya untuk memastikan resit yang belum diguna masih utuh. AP 80 (c)
Tidak Terlibat
2.0 MEREKOD BORANG HASIL (e-Terimaan) AP 72 & 72A.pdf | AP 80.pdf | AP 300.pdf | AP 299.pdf | SPANM Bil.62010 eTerimaan.pdf | Laporan eTerimaan.pdf | AP 315.pdf | AP 316 (a)| (b)| (c).pdf | AP 316A.pdf | AP 317 (a).pdf | AP 317 (a)| (b)| (c)| AP320.pdf | AP 321| AP322.pdf | AP 323| AP324.pdf  
2.1 Setiap resit rasmi mestilah direkodkan dalam Buku Tunai elektronik pada hari yang sama. AP 72
Tidak Terlibat
2.2 Jika e-Terimaan tidak dapat digunakan (offline), PTJ hendaklah mengeluarkan resit rasmi secara manual dan kemas kini maklumat tersebut dalam Modul Tambah Penerimaan Bayaran Manual dan Modul Penyata Pemungut Manual.
Tidak Terlibat
2.3 PTJ hendaklah mencetak setiap hari Laporan Resit Rasmi (TK101), Laporan Resit Manual (TK 103) dan Buku Tunai Cerakinan (TK 100).
Tidak Terlibat
2.4 Pegawai atau wakil yang diberi kuasa hendaklah setiap hari menyemak dan menandatangani ringkas pada Buku Tunai dan resit rasmi (Manual) atau Buku Tunai Cerakinan (TK 100), Laporan Resit Rasmi (TK101) dan Laporan Resit Manual (TK 103) (e-Terimaan) . AP 80(b)
Tidak Terlibat
2.5 Semua Borang Hasil yang hilang direkod dan dilaporkan dengan segera. AP 300| 315 - 324
Tidak Terlibat
2.6 Semua Borang Hasil yang usang atau tidak boleh digunakan dimusnahkan dengan mendapat kelulusan daripada Ketua Audit Negara. AP 299
Tidak Terlibat
3.0 KEBENARAN / KELULUSAN MENERIMA WANG AP 70.pdf | AP 73.pdf | AP 69.pdf | Perlembagaan Persekutuan Para 96.pdf  
3.1 Hasil yang dikutip mengikut kadar yang dibenarkan. PP Para 96
Tidak Terlibat
3.2 Sekiranya tidak, PTJ telah mengambil tindakan perundangan bagi membenarkan pungutan mengikut kadar baru.
Tidak Terlibat
3.3 Daftar dan senarai pungutan yang direkodkan dalam buku tunai mesti dicatat oleh pegawai yang lain daripada juruwang kecuali mendapat kebenaran khusus daripada Ketua Akauntan/Jabatan Akauntan Negara. AP 73
Tidak Terlibat
3.4 Kebenaran secara bertulis hendaklah dikeluarkan oleh Pegawai Pengawal kepada pegawai yang memungut wang. AP 69
Tidak Terlibat
3.5 Kebenaran khusus daripada Ketua Akauntan sekiranya urusan pengeluaran dan penyediaan resit dilakukan oleh pegawai yang sama. AP 70 (a) (iv)
Tidak Terlibat
3.6 Resit Rasmi (Kew. 38) mestilah ditulis menggunakan karbon dua muka oleh pegawai yang menerima wang dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain. AP 70(a)
Tidak Terlibat
4.0 KESELAMATAN SEMASA KUTIPAN AP 61.pdf | AP 70.pdf  
4.1 Ciri-ciri keselamatan diwujudkan di ruang tempat Kasyer membuat kutipan hasil.
Tidak Terlibat
4.2 Notis kepada orang awam bagi mendapatkan resit dipaparkan di tempat yang mudah dilihat. AP 61 (a)
Tidak Terlibat
4.3 Bagi kutipan secara Mesin Beresit, kunci mesin beresit dipegang oleh pemungut atau pegawai kanan selain daripada operator mesin. AP 70 (b)
Tidak Terlibat
4.4 Daftar Pembukaan/Penutupan mesin disediakan atau disimpan oleh pegawai penyelia/operator/kasyer bagi setiap mesin. AP 70 (b)
Tidak Terlibat
4.5 Pegawai yang menguruskan kutipan secara mesin beresit diberi kuasa mengikut surat penurunan kuasa. AP 70 (b)
Tidak Terlibat
4.6 Bagi e-Terimaan| Password (kata laluan) ditukar dari semasa ke semasa atau jika terdapat pertukaran pegawai. AP 70(b)
Tidak Terlibat
4.7 Tahap capaian dan peranan pegawai ditetapkan oleh pentadbir sistem pejabat perakaunan. AP 70 (b)
Tidak Terlibat
4.8 Pegawai yang menguruskan kutipan elektronik diberi kuasa mengikut surat penurunan kuasa. AP 70 (b)
Tidak Terlibat
4.9 Kawalan terhadap back-up data disediakan. AP 70 (b)
Tidak Terlibat
5.0 PENERIMAAN MELALUI MEL AP 60.pdf | AP 70.pdf | AP 71.pdf  
5.1 Daftar Mel (manual)/Laporan Mel - T120 (e-Terimaan) diselenggarakan oleh pegawai selain daripada juruwang/pegawai yang menyediakan resit. AP 71(a)
Tidak Terlibat
5.2 Daftar Mel (manual)/Laporan Mel - T120 (e-Terimaan) diselenggarakan dengan lengkap mengandungi butir-butir tarikh cek diterima| nama pengirim| nombor cek| amaun| perihal suratan| tandatangan pembuka mel dan nombor resit yang dikeluarkan. AP 71 (b)
Tidak Terlibat
5.3 Daftar Mel (manual)/Laporan Mel - T120 (e-Terimaan) diselenggarakan dengan kemas kini. AP 71 (b)
Tidak Terlibat
5.4 Resit rasmi dikeluarkan pada hari yang sama. AP 60 (ii)
Tidak Terlibat
5.5 Resit rasmi dipos selewat-lewatnya hari bekerja berikutnya. AP 60 (ii)
Tidak Terlibat
5.6 Pegawai bertanggungjawab hendaklah mencatatkan tarikh dan nombor resit rasmi dalam daftar dan menurunkan tandatangan ringkas. AP 70 (c) /71 (c)
Tidak Terlibat
5.7 Daftar Mel (manual)/Laporan Mel - T120 (e-Terimaan ) disemak setiap hari dengan Buku Tunai/Buku Tunai elektronik (TK 100) oleh pegawai penyelia dan menurunkan tandatangan ringkas. AP 71 (e)
Tidak Terlibat
6.0 PENGURUSAN CEK TAK LAKU AP 76.pdf | SPANM Bil 1 1994 - Kaedah Cek Tak Laku.pdf  
6.1 Daftar Cek Tak Laku diselenggarakan. AP 76 (b)
Tidak Terlibat
6.2 Format Daftar Cek Tak Laku disediakan mengikut kehendak Surat Pekeliling ANM Bil. 1/1994. Surat Pekeliling ANM Bil. 1/1994
Tidak Terlibat
6.3 Maklumat lengkap dan kemas kini. AP 76(b)(ii)
Tidak Terlibat
6.4 Senarai Cek Tak Laku diselaraskan dalam Buku Tunai dan Akaun Hasil/Amanah/Vot yang berkenaan. AP 76 (b)(iv)
Tidak Terlibat
6.5 Tindakan diambil untuk mendapatkan amaun gantian cek. AP 76 (b)(i)
Tidak Terlibat
7.0 PENERIMAAN MELALUI e-PAYMENT/ONLINE (PTJ BERKAITAN) (BAHAGIAN AKAUN SAHAJA) (e-PAYMENT MELALUI KAUNTER) SPANM Bil. 3 2007 - Kaedah Terimaan Online.pdf | SPANM Bil. 2 2008 - Kaedah Terimaan Internet banking.pdf | SPANM Bil. 22009 - MEPSCASH.pdf  
7.1 Kelulusan JANM telah diperolehi bagi pelaksanaan e-Payment.
Tidak Terlibat
7.2 Acquiring bank telah dilantik.
Tidak Terlibat
7.3 Terimaan melalui Kad Debit dan Kad Kredit telah dipindahkan ke dalam Akaun Terimaan Pejabat Perakaunan sebelum jam 4.00 petang hari yang sama.
Tidak Terlibat
7.4 Terimaan secara MEPSCASH dipindahkan ke dalam Akaun Terimaan Pejabat Perakaunan sebelum jam 11.00 pagi keesokkan hari bekerja.
Tidak Terlibat
7.5 Terimaan melalui Kad Debit dan Kad Kredit telah dipindahkan ke dalam Akaun Terimaan Kecil Perbendaharaan sebelum jam 11.00 pagi keesokan hari bekerja.
Tidak Terlibat
7.6 Komisen bank/caj perkhidmatan bagi Kad Kredit termasuk Kad AMEX dikenakan tidak melebihi 1.1% atas nilai transaksi/amaun yang dibayar.
Tidak Terlibat
7.7 Komisen bank/caj perkhidmatan bagi Kad Debit dikenakan tidak melebihi 0.8% atas nilai transaksi/amaun yang dibayar.
Tidak Terlibat
7.8 Komisen bank/caj perkhidmatan bagi MEPSCASH dikenakan tidak melebihi 1.0% atas nilai transaksi/amaun yang dibayar.
Tidak Terlibat
8.0 PENERIMAAN MELALUI e-PAYMENT/ONLINE (PTJ BERKAITAN) (BAHAGIAN AKAUN SAHAJA - PORTAL BAHAGIAN/JABATAN) (e-PAYMENT MELALUI ON-LINE) SPANM Bil. 3 2007 - Kaedah Terimaan Online.pdf | SPANM Bil. 2 2008 - Kaedah Terimaan Internet banking.pdf | SPANM Bil. 22009 - MEPSCASH.pdf  
8.1 Kelulusan JANM telah diperolehi bagi pelaksanaan e-Payment.
Tidak Terlibat
8.2 Acquiring bank telah dilantik.
Tidak Terlibat
8.3 Terimaan melalui Kad Debit dan Kad Kredit telah dipindahkan ke dalam Akaun Terimaan Pejabat Perakaunan sebelum jam 4.00 petang hari yang sama.
Tidak Terlibat
8.4 Terimaan secara MEPSCASH dipindahkan ke dalam Akaun Terimaan Pejabat Perakaunan sebelum jam 11.00 pagi keesokkan hari bekerja.
Tidak Terlibat
8.5 Terimaan melalui Kad Debit dan Kad Kredit telah dipindahkan ke dalam Akaun Terimaan Kecil Perbendaharaan sebelum jam 11.00 pagi keesokan hari bekerja.
Tidak Terlibat
8.6 Komisen bank/caj perkhidmatan bagi Kad Kredit termasuk Kad AMEX dikenakan tidak melebihi 1.8% per transaksi.
Tidak Terlibat
8.7 Komisen bank/caj perkhidmatan bagi Kad Debit (Individu) dikenakan tidak melebihi RM 0.50 per transaksi.
Tidak Terlibat
8.8 Komisen bank/caj perkhidmatan bagi Kad Debit (Entiti Perniagaan) dikenakan tidak melebihi RM 1.00 per transaksi.
Tidak Terlibat
8.9 Komisen bank/caj perkhidmatan bagi MEPSCASH dikenakan tidak melebihi 1.0% per transaksi.
Tidak Terlibat
9.0 LAPORAN e-PAYMENT  
9.1 Laporan urusniaga harian dicetak dari sistem Kementerian/Jabatan dan disemak dengan Laporan urusniaga harian Bank.
Tidak Terlibat
9.2 Penyata pemungut disediakan oleh Kementerian/Jabatan dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan.
Tidak Terlibat
9.3 Jika terdapat perbezaan antara amaun yang dipindahkan ke Akaun Bank Terimaan Pejabat Perakaunan dengan Laporan urusniaga harian, maklumkan kepada bank untuk tindakan. (Bhgn Akaun Sahaja)*
Tidak Terlibat
10.0 PERAKUAN PENERIMAAN WANG AP 60.pdf | AP 62.pdf  
10.1 Resit dikeluarkan bagi semua kutipan. AP 60(i)
Tidak Terlibat
10.2 Resit yang dipinda mestilah dibatalkan. AP 62 (a)
Tidak Terlibat
10.3 Resit yang dibatalkan beserta salinannya hendaklah dikemukakan kepada Ketua Akauntan. AP 62 (a)
Tidak Terlibat
10.4 Resit rasmi hendaklah dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. AP 62 (b)
Tidak Terlibat
11.0 KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK AP 78.pdf | AP 79.pdf | AP 80.pdf | AP 126.pdf | AP 137.pdf  
11.1 Pungutan wang tunai melebihi RM500 atau jumlah pungutan (termasuk wang tunai, cek, wang pos| dan kiriman wang) melebihi RM2,000 perlu dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. AP78(a) ii dan ii
Tidak Terlibat
11.2 Pungutan menerusi cek perlu dimasukkan ke bank tidak lewat dari satu minggu dari tarikh ia diterima. AP78(a)
Tidak Terlibat
11.3 Semua pungutan tidak kira jumlahnya perlu dimasukkan ke bank pada hari kerja yang akhir dalam tempoh akaun bulanan atau apa-apa tempoh akaun yang lebih singkat yang ditetapkan oleh JANM. AP78(b)
Tidak Terlibat
11.4 Pungutan yang tidak sempat dibankkan disimpan dengan selamat dalam peti besi| bilik kebal atau balai polis. AP 126 (b)
Tidak Terlibat
11.5 Pungutan yang dimasukkan ke dalam bank hendaklah disokong dengan Penyata Pemungut.
Tidak Terlibat
11.6 Pungutan yang dimasukkan telah diperakui terima oleh bank.
Tidak Terlibat
11.7 Seorang pegawai bertanggungjawab menyemak Penyata Pemungut selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar telah dibankkan. AP80 (d)
Tidak Terlibat
11.8 Penyata Pemungut direkodkan dalam Buku Tunai Elektronik dengan betul.
Tidak Terlibat
11.9 Penyata Pemungut disimpan dengan lengkap dan teratur.
Tidak Terlibat
12.0 PENYATA BULANAN AP 80.pdf | AP 143.pdf | AP 145.pdf  
12.1 Akaun Tunai Bulanan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dengan lengkap dalam tempoh yang ditetapkan. AP 145 (a) (b)
Tidak Terlibat
12.2 Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) disesuaikan dengan Buku Tunai Elektronik untuk menentukan segala pungutan yang diserah ke bank telah diambil kira oleh Pejabat Perakaunan. AP 143 (b)
Tidak Terlibat
12.3 Penyata Penyesuaian Hasil disedia dengan betul, lengkap dan kemas kini. AP 80 (b)
Tidak Terlibat
12.4 Pelarasan dibuat terhadap item yang tidak dapat disesuaikan.
Tidak Terlibat
13.0 AKAUN BELUM TERIMA (JIKA BERKAITAN) AP 328.pdf | pp032008-Penyenggaraan ABT.pdf | pp132008-Pengurusan Hapuskira dan Kehilangan Wang Awam.pdf | SPANM Bil. 3 2009 - Sistem Bayaran Pukal.pdf | pp102008-JKPA.pdf  
13.1 Laporan Akaun Belum Terima dikemukakan kepada Program setiap suku tahun untuk dilaporkan dalam mesyuarat JPKA. JPKA 10/2008
Tidak Terlibat
13.2 Laporan Akaun Belum Terima dikemukakan kepada Perbendaharan setiap 6 bulan. (Bahagian Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
13.3 Akaun Belum Terima dilaporkan dengan amaun yang tepat.
Tidak Terlibat
13.4 Tempoh tunggakan hasil/bayaran balik pinjaman/hutang lain tidak melebihi 72 bulan.
Tidak Terlibat
13.5 Tindakan susulan diambil terhadap Akaun Belum Terima.
Tidak Terlibat
13.6 Hapus kira dilaporkan dengan amaun yang tepat.(Bhg. Akaun sahaja) PP3/2008 dan PP13/2008
Tidak Terlibat


BAHAGIAN 4 :
KAWALAN PERBELANJAAN

OBJEKTIF:
PENGURUSAN PERBELANJAAN YANG BAIK BERTUJUAN UNTUK MEMASTIKAN: A) PEROLEHAN DIBUAT DENGAN CEKAP, MEMATUHI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DITETAPKAN OLEH KERAJAAN B) PERBELANJAAN DIURUSKAN SECARA TELUS DAN PENUH AMANAH C) BAYARAN DIBUAT DENGAN CEPAT DAN TEPAT D) SETIAP BAYARAN DISOKONG DENGAN DOKUMEN YANG SAH E) BAYARAN DIBUAT KEPADA ORANG / PIHAK YANG BERHAK F) REKOD MENGENAI PERBELANJAAN DISELENGGARA DENGAN LENGKAP, KEMASKINI DAN DISIMPAN DENGAN BAIK

Bil.
Soalan
Peraturan
Jawapan
1.0 BUKU VOT ELEKTRONIK AP 95.pdf | Panduan Pengguna eSPKB-AK0901pdf.pdf  
1.1 Buku Vot Elektronik (BV381) diperiksa dan ditandatangani oleh Pengurus PTJ/ Penyelia sekurang-kurangnya sebulan sekali. AP 95 (e )
Ya
1.2 Buku Vot Elektronik (BV 381) difailkan mengikut tahun kewangan, tarikh laporan, jenis Vot/ Program/ Aktiviti dan Objek.
Ya
2.0 PENYATA PENYESUAIAN PERBELANJAAN (BV500- BV503) AP 143.pdf | pp081987-Penyenggaraan dan Penyesuaian Buku Vot.pdf PP1192 - Buku Vot.pdf | spp081993-Pindaan PP 081987 - Buku Vot.pdf | Panduan Pengguna eSPKB-AK0902.pdf  
2.1 Laporan Terperinci Perbelanjaan Mengurus/ Pembangunan (C231/ C232) diterima daripada Pejabat Ketua Akauntan/JANM setiap bulan. SPP 8/1993
Ya
2.2 Laporan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan BV500-BV505 dicetak pada bulan berikutnya dan jika gagal penyata penyesuaian perlu disediakan secara manual. SPP 8/1993 & Panduan Pengguna eSPKB
Ya
2.3 Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan dengan lengkap| tepat dan betul dan disahkan. AP 143 (b) | SPP 8/1993 | PP 8/1987
Ya
2.4 Sebarang perbezaan di antara laporan terperinci dengan rekod perakaunan yang disenggara oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah disiasat. AP 143(b)
Ya
2.5 Laporan penyata penyesuaian disimpan dengan sempurna dan difailkan mengikut bulan perakaunan, Vot, Program/Aktiviti dan Objek. SPP 8/1993
Ya
2.6 Penyata Penyesuaian dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh14 hari daripada tarikh Laporan Terperinci Perbelanjaan dikeluarkan dalam portal JANM/Buletin eSPKB . SPP 8/1993 | PP 11/1992
Ya
3.0 PEMBELIAN TERUS (PERKHIDMATAN DAN BEKALAN) AP 169.pdf | AP 173.pdf | AP 168.pdf | AP 179.2 (c).pdf | AP 180.1 (a).pdf | AP 180.1 (b)| (c).pdf | AP 184.1 (a)| (d).pdf | AP 184.1 (d)| (e).pdf | spp122007-Nilai dan Had Pembelian Terus.pdf | SAK 2 TAHUN 2004 JWT PEMBELIAN RUNCIT.pdf | SAK Bil. 4 Tahun 2005.pdf | PMAT Bil 16 Tahun 1991 - tatacara Pembelian Runcit & Darurat.pdf | PMAT Bil 5 Tahun 1998 - Pembelian Runcit & Darurat.pdf | PMAT Bil 9 Tahun 1994 - Pembelian Runcit & Darurat.pdf | PATM Bab 12 Sek 5 -Pembelian Runcit & Darurat V01.pd  
3.1 Pembelian terus dibuat bagi setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM50|000. AP 173.1 | SPP 12/2007 |SAK 4/2005
Ya
3.2 Kajian pasaran dilakukan bagi menentukan harga bekalan atau perkhidmatan diperoleh berpatutan dan munasabah yang menguntungkan Kerajaan. AP 169
Ya
3.3 Peruntukan perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan mencukupi dan diluluskan sebelum komitmen dibuat. AP168
Ya
3.4 Pemilihan pembekal tidak tertumpu kepada pembekal yang tertentu sahaja. SPP 12/2007
Ya
3.5 Ahli Jawatankuasa Pembelian Terus dilantik secara bertulis. SAK 2/2004
Ya
3.6 Keahlian Jawatankuasa Pembelian Terus (Runcit) terdiri daripada: 1. Pengurus / Timbalan Pengurus PTJ - Pengerusi 2. Dua (2) Orang Pegawai Kanan - AhIi (Tentera / Awam) 3. Seorang (1) Pengguna Akhir - AhIi SAK 2/2004
Ya
4.0 PEMBELIAN TERUS (KERJA)  
4.1 Kerja-kerja bernilai tidak melebihi RM100,000 dipelawa secara requisition dengan menggunakan Jadual Kadar Harga. Requisition ialah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal. AP180.1(a)
Ya
4.2 Kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus dikalangan kontraktor gred G1 yang berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dalam gred dan kategori yang berkaitan. AP180.1(b) | AP184.1(d)
Ya
4.3 Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM100,000, pemilihan kontraktor hendaklah dibuat secara adil melalui undian @ pusingan di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB. AP180.1(c)
Ya
4.4 Kerja-kerja elektrik yang tidak melebihi RM50,000 dibuat secara pesanan kerja atau inden kerja. AP179.2 (c)
Ya
4.5 Ketua Jabatan memastikan pembelian terus tidak dipecah kecil.
Ya
5.0 PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA AP 170.1.pdf | AP 180.2 (a)| (b)| ( c )| (d)| 182.1 (e).pdf | AP 196.pdf | AP 197.2.pdf |spp052009.pdf | PATM Bab 12 Sek 3 Pembelian Secara Sebutharga.tif  
5.1 Bekalan/Perkhidmatan yang melebihi RM50,000 hingga RM200,000 bagi setiap jenis item setahun dibuat secara sebut harga.
Ya
5.2 Perolehan kerja-kerja yang melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga dikalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB selaras dengan AP184.1(d). AP180.2(c)
Ya
5.3 Perolehan kerja-kerja yang melebihi RM200,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga dikalangan kontraktor Gred G2 yang berdaftar dengan CIDB. (PTJ berkaitan) AP180.2(d)
Ya
5.4 Sebut harga dibuat dengan mempelawa daripada sekurang-kurangnya lima pembekal berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang di Lampiran Q. AP170.1/ SPP 5/2009
Ya
5.5 Perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah dipelawa kepada pembekal/pembuat bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. AP170.1/ SPP 5/2009
Ya
5.6 Perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang melebihi RM100,000 sehingga RM500,000 hendaklah dipelawa kepada pembekal/pembuat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. (PTJ berkaitan) AP170.1/ SPP 5/2009
Ya
5.7 Kaedah pelawaan sebut harga dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar/pos laju/serahan tangan. AP170.2/ SPP 5/2009
Ya
5.8 Notis pelawaan ditampal di papan kenyataan dalam tempoh sekurang-kurangnya 7 hari. AP170.2/ SPP . 5/2009
Ya
5.9 Peti Tawaran berkunci hendaklah disediakan dengan dilabelkan tajuk, atau rujukan sebut harga, tarikh, dan waktu tawaran ditutup. AP 196/ SPP 5/2009
Ya
5.10 Peti tawaran hendaklah dikunci dengan 2 kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh 2 orang pegawai kanan. AP 196/ SPP 5/2009
Ya
5.11 Peti Tawaran Sebut Harga dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup. AP 197.2(b)/ SPP 5/2009
Ya
5.12 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripadanya pegawai kumpulan Pengurusan dan Profesional. AP 197.2(a)/ PP 5/2009
Ya
5.13 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan. AP 197.2(a)/ PP 5/2009
Ya
5.14 Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat oleh 2 Jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. PP 5/2009
Ya
5.15 Jawatankuasa Penilaian Teknikal dianggotai sekurang-kurangnya 3 orang ahli. PP 5/2009
Ya
5.16 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga| Penilaian Teknikal dan Penilaian Harga dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis PP 5/2009 | AP197.2(a)
Ya
5.17 Jawatankuasa Penilaian Harga dianggotai sekurang-kurangnya 2 orang ahli. PP 5/2009
Ya
5.18 Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Penilaian Harga hendaklah dilaksanakan secara mesyuarat bukan secara edaran. PP 5/2009
Ya
5.19 Penilaian Sebut Harga bagi kerja hendaklah terdiri daripada Jawantankuasa Penilaian yang dianggotai sekurang-kurangnya 3 orang ahli. PP 5/2009
Ya
5.20 Laporan Penilaian ditandatangani oleh semua Ahli Jawatankuasa. PP 5/2009
Ya
5.21 Kertas Taklimat Sebut Harga hendaklah disediakan dengan maklumat berikut: 1.Salinan borang/notis sebut harga 2. Salinan Spesifikasi Sebut Harga 3. Jadual Sebut Harga 4. Senarai Syarikat yang dijemput dan syarikat yang menjawab atau tidak menjawab 5. Salinan Sijil pendaftaran dengan Kem. Kewangan 6. Laporan Penilaian Sebut Harga 7. Kertas Perakuan atau Taklimat Sebut Harga 8. Maklumat yang berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga PP 5/2009
Ya
5.22 Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. PP 5/2009
Ya
5.23 Jawatankuasa Sebut Harga dianggotai oleh sekurang-kurangnya 3 orang pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional. PP 5/2009
Ya
5.24 Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik atas nama jawatan secara tahunan/2 tahun sekali. PP 5/2009
Ya
5.25 Bagi perolehan kerja, ahli hendaklah terdiri daripada seorang pegawai teknikal. PP 5/2009
Ya
6.0 PENGURUSAN TENDER (PTJ BERKAITAN) AP 171 & 172.pdf | SPP0507-Tatacara Perolehan Melalui Tender.pdf | spp052009-Perubahan Had Nilai & tatacara Pengurusan Perolehan SHarga.pdf  
6.1 Perolehan yang nilainya melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item dibuat secara tender. AP 171.1/ SPP 5/2009
Tidak Terlibat
6.2 Proses penilaian, pertimbangan serta keputusan tender dilaksanakan dengan teratur. SPP 5/2007
Tidak Terlibat
7.0 REKOD DAN PERJANJIAN KONTRAK AP 200.1.pdf | AP 204.pdf | AP 205.1 | 205.2 | 205.3.pdf | SPP0507-Tatacara Perolehan Melalui Tender.pdf | spp102010-Intergrity Pack.pdf  
7.1 Semua kontrak didaftarkan.
Tidak Terlibat
7.2 Daftar/Rekod pembayaran kontrak diselenggarakan untuk rujukan dan pemantauan pembayaran. AP 205.3
Tidak Terlibat
7.3 Borang Bayaran Berjadual (JANM12) diselenggara, dikemas kini dan difailkan dengan sempurna untuk semakan. JANM12
Tidak Terlibat
7.4 Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh Pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) . AP 200 | Akta Kontrak
Tidak Terlibat
7.5 Syarat perjanjian kontrak disemak dan diluluskan oleh Penasihat Undang-undang Jabatan/ Kementerian. AP204.1
Tidak Terlibat
7.6 Klausa Pencegahan Rasuah dimasukkan dalam kontrak (Lampiran H). SPP 10/2010
Tidak Terlibat
7.7 Bon/ Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) dikenakan mengikut kadar yang sepatutnya. SPP 5/2007
Tidak Terlibat
7.8 Kontrak ditandatangani selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan. SPP 5/2007
Tidak Terlibat
7.9 Tiada perolehan/bekalan melebihi nilai kontrak yang ditetapkan dalam kontrak terlibat. SPP 5/2007
Tidak Terlibat
7.10 Tindakan diambil terhadap kontrak yang tidak mematuhi syarat perjanjian kontrak. SPP 5/2007
Tidak Terlibat
8.0 KONTRAK PUSAT AP 178.pdf  
8.1 Semua barang-barang guna sama diperolehi melalui Kontrak Pusat. AP178.1
Tidak Terlibat
8.2 Kebenaran Perbendaharaan diperolehi terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Kontrak Pusat/Panel Pembekal. AP178.2
Tidak Terlibat
9.0 PENGURUSAN PESANAN TEMPATAN AP 176.1 (a) - (d).pdf | AP 176.1 (a)| (b)| (c).pdf | SPP072000 eP Kontrak Pusat.pdf | sap2012-04-20-Bil tuntutan pembekal 14 hari.pdf  
9.1 Pesanan Tempatan (AM75E) dikeluarkan terlebih dahulu sebelum pembelian/kerja-kerja dilakukan. AP 176.1
Ya
9.2 Pesanan Tempatan disedia dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. P 176.1 (d)
Ya
9.3 Semua maklumat di borang pesanan dicatat dengan teratur| lengkap dan sempurna.
Ya
9.4 Pesanan Tempatan diperakui mutu barang/ perkhidmatan oleh pembekal selepas barang/ perkhidmatan dibekalkan. (eP off-line)
Ya
9.5 Pelantikan pegawai penerima hendaklah dibuat secara bertulis.
Ya
9.6 Tindakan diambil ke atas kontraktor/ syarikat/ pembekal yang lewat membekal atau memberi perkhidmatan.
Ya
9.7 Bayaran kepada pembekal/kontraktor diproses selepas pembekalan/perkhidmatan selesai dan pembekal/kontraktor telah mengembalikan pesanan tempatan dengan lengkap bersama invois.
Ya
9.8 Peringatan dikeluarkan kepada pembekal supaya mengemukakan bil/tuntutan yang lengkap dalam tempoh 14 hari daripada tarikh bekalan/perkhidmatan dibekalkan atau kerja disempurnakan. SAP bertarikh 20 Apr. 2012
Ya
10.0 GOVERNMENT PROCUREMENT INFORMATION SYSTEM (GPIS) SPP072011 GPIS.pdf | SAK 11 Tahun 2012 GPIS.pdf  
10.1 Mempunyai ID Pengguna dan Kata Laluan GPIS.
Ya
10.2 Semua kategori Perolehan telah didaftarkan di dalam GPIS.
Ya
10.3 Penyelia dilantik di peringkat PTJ untuk memantau GPIS.
Ya
10.4 Penyelia di peringkat PTJ memantau kesahihan data oleh kakitangan.
Ya
10.5 Penyelia di peringkat PTJ membuat permohonan pertambahan/penghapusan ID pengguna.
Ya
10.6 Penyelia di peringkat Kementerian memantau data oleh PTJ di bawahnya dan kesahihan data yang dimasukkan (Bah. Kewangan shj.)
Ya
10.7 Penyelia di peringkat Kementerian menjadi perantara di antara PTJ dengan Unit Data, Bah. Perolehan Kerajaan Kem. Kewangan (Bah. Kewangan shj.)
Ya
10.8 Bagi Pembelian Terus/Requisition/Lantikan Terus| maklumat perolehan didaftar selewat-lewatnya 3 hari selepas Pesanan Kerajaan (LO) atau inden kerja dikeluarkan.
Ya
10.9 Bagi Sebut harga, Iklan untuk Sebut harga didaftar segera selewat-lewatnya 1 hari sebelum tarikh Iklan dibuka.
Ya
10.10 Pendaftaran Surat Setuju Terima (SST) didaftarkan selewat-lewatnya 3 hari selepas SST dikeluarkan.
Ya
10.11 Sekiranya kontrak ditandatangani, pengguna mengemas kini maklumat di dalam sistem dengan memasukkan nombor kontrak.
Ya
10.12 Laporan dikemuka untuk dibentangkan ke dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.
Ya
11.0 ePEROLEHAN SAK 3 TAHUN 2004 ARAHAN PELAKSANAAN eP.pdf | spp152002-ePerolehan.pdf  
11.1 ePerolehan dilaksanakan di jabatan tuan secara menyeluruh. SAK 3/2004
Ya
11.2 Perolehan dibuat daripada syarikat yang berdaftar dengan ePerolehan.
Ya
11.3 Laporan bulanan penggunaan eP dikemukakan kepada Pegawai Pengawal sebelum 7 haribulan bulan berikutnya. KP/WANG/INSP/700/007/05(1) bertarikh 26 Julai 2011
Ya
12.0 eBIDDING spp032009-eBidding.pdf | spp022012-eBidding.pdf  
12.1 Pejabat tuan terlibat dengan perolehan secara eBidding (Bekalan/perkhidmatan yang nilainya melebihi RM50,000). SPP Bil. 2/2012 Surat Kementerian Kewangan KK/eP(S) 10/656/6 Jil. 4 (s.k.3) (5) bertarikh 4 April 2011 dan surat KP/WANG/INSP/700/007/05(01) bertarikh 26 Julai 2011).
Tidak Terlibat
12.2 PTJ membuat semakan bilangan pembekal terlebih dahulu berdasarkan kod bidang dan kriteria pembekal (jika ada) bagi memastikan bilangan pembekal yang layak adalah lima (5) pembekal atau lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan. SPP BIL.2/2012
Tidak Terlibat
12.3 Anggaran harga Jabatan/Bahagian/PTJ ada disediakan. SPP BIL.2/2012
Tidak Terlibat
12.4 Sekurang-kurangnya 3 pembekal mengesahkan jemputan untuk bidaan atas talian. SPP BIL.2/2012
Tidak Terlibat
12.5 Jabatan/Bahagian/PTJ mempunyai salinan Manual Pengguna Modul eBidding. SPP BIL.2/2012
Tidak Terlibat
12.6 Laporan bulanan penggunaan eBidding dikemukakan kepada Pegawai Pengawal sebelum 3 haribulan bulan berikutnya. KP/WANG/INSP/700/007/07(06) bertarikh 14 Disember 2011
Tidak Terlibat
13.0 INTEGRITY PACT (PEMBELIAN TERUS/SEBUT HARGA/ TENDER) spp102010.pdf  
13.1 Setiap pengawai/anggota yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam perolehan Kerajaan menandatangani Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dengan Perolehan Kerajaan. Akuan ini dibuat apabila pegawai/anggota melaporkan diri atau mula melaksanakan tugas. Surat Akuan tersebut disimpan di dalam fail peribadi pegawai/anggota. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran A)
Tidak Terlibat
13.2 Semua pegawai dan kakitangan memperbaharui Akuan mereka setiap tahun. SPP Bil. 10/2010
Tidak Terlibat
13.3 Setiap individu yang dilantik kepada mana-mana Jawatankuasa Berkaitan Perolehan, menandatangani Surat Pelantikan Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan. Sesalinan Akuan tersebut akan disimpan oleh Urus Setia di dalam fail berkaitan. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran B)
Tidak Terlibat
13.4 Setiap Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan, menandatangani Surat Akuan Selesai Tugas Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan setelah menamatkan tugas. Akuan ini dikepilkan bersama laporan berkaitan dan difaikan. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran C)
Tidak Terlibat
13.5 Setiap individu yang dilantik sebagai Ahli/Ahli Ganti Lembaga/Jawatankuasa Perolehan| menandatangani Surat Akuan Ahli Lembaga/Jawatankuasa Perolehan. Sesalinan Surat Akuan disimpan oleh Urus Setia Lembaga/Jawatankuasa Perolehan. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran D)
Tidak Terlibat
13.6 Setiap Ahli/Ahli Gantian Lembaga/Jawatankuasa Perolehan, menandatangani Surat Akuan Selesai Tugas Ahli Lembaga/ Jawatankuasa Perolehan pada setiap mesyuarat setelah selesai melaksanakan tugas. Sesalinan Surat Akuan disimpan oleh Urus Setia Lembaga/Jawatankuasa Perolehan. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran E)
Tidak Terlibat
13.7 Setiap Pembida menandatangani Surat Akuan Pembida. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran F)
Tidak Terlibat
13.8 Pembida yang berjaya menandatangani Surat Akuan Pembida Berjaya. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran G)
Tidak Terlibat
13.9 Klausa mengenai rasuah dimasukkan dalam semua dokumen kontrak. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran H)
Tidak Terlibat
13.10 Perunding menandatangani Surat Akuan Kepentingan Perunding. SPP Bil. 10/2010 (Lampiran I)
Tidak Terlibat
13.11 Perunding menandatangani Surat Akuan Perunding Yang Dilantik SPP Bil. 10/2010 (Lampiran J)
Tidak Terlibat
14.0 KAWALAN DALAM PROSES BAYARAN & HAD KUASA AP 70.pdf | SPANM12008.pdf Nota A Panduan Pengguna Pindaan 1 - 14 Sept 2005 pdf.pdf | Panduan Pengguna - Prosedur Kerja eSPKB.pdf  
14.1 Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pemegang Waran Peruntukan mewakilkan kuasa kepada pegawainya untuk dua peranan iaitu Perakuan I - pegawai yang mengesahkan baucar dan Perakuan II - pegawai yang memperakukan baucar. SPANM Bil. 1/2008
Ya
14.2 Surat kebenaran meluluskan baucar bayaran diperoleh daripada Pegawai Pengawal. SPANM Bil. 1/2008
Ya
14.3 Perwakilan kuasa mengikut batas perbelanjaan. SPANM Bil. 1/2008
Ya
14.4 Semua baucar bayaran yang diluluskan hendaklah di dalam lingkungan had kuasa berbelanja yang dibenarkan. SPANM Bil. 1/2008
Ya
14.5 Had Kuasa Berbelanja ditetapkan dalam sistem selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan. SPANM Bil. 1/2008
Ya
14.6 Wujud pengasingan tugas : Kuasa mengesah dan memperaku baucar mengikut had amaun. Bagi baucar bernilai kurang RM20|000 pegawai yang mengesahkan baucar (Perakuan I) terdiri daripada pegawai Gred 22 dan ke atas. Pegawai yang memperakukan baucar (Perakuan II) hendaklah terdiri daripada pegawai gred 27 dan ke atas. Baucar bernilai RM20|000 dan ke atas| pegawai yang mengesahkan baucar (Perakuan I) terdiri daripada pegawai gred 32 dan ke atas manakala pegawai yang memperakukan baucar (Perakuan II) hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Sekiranya ketiadaan pegawai| kuasa memperakukan baucar hendaklah diberi kepada pegawai terkanan. SPANM Bil. 1/2008
Ya
14.7 Pengguna Kad Pintar adalah pengguna yang sah. AP70 (c ) & SPANM Bil 1/2008
Ya
14.8 Authorised Personel/PTJ Admin dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Panduan Pengguna eSPKB
Ya
14.9 Authorised Personel/PTJ Admin memastikan semua urusan berkaitan eSPKB/eP diurus dengan teratur seperti meminda had capaian kuasa berbelanja. Panduan Pengguna eSPKB
Ya
14.10 Ketua PTJ bertanggungjawab membuat pembatalan capaian pengguna di bawah kawalannya dalam tempoh 1 minggu dari tarikh seseorang pengguna tidak lagi diberi peranan bagi capaian eSPKB. Nota A Panduan Pengguna eSPKB Pindaan 1/ 14 September 2005
Ya
15.0 PERBELANJAAN YANG MEMERLUKAN KELULUSAN KHAS (AP 58(a) DAN AP 59) AP 58.pdf | AP 59.pdf | PP082009 AP59.pdf | SAK 4 Tahun 2011 AP 58(a).pdf  
15.1 Kelulusan Ketua Akauntan Kementerian Pertahanan diperolehi bagi pembayaran di bawah AP 58 (a).
Tidak Terlibat
15.2 Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) diperoleh bagi pembayaran AP 58 (a) yang tiada baki peruntukan.
Tidak Terlibat
15.3 Kelulusan KSP diperoleh sekiranya Ketua Akauntan tidak berpuas hati ka atas pembayaran di bawah AP 58 (a).
Tidak Terlibat
15.4 Kelulusan KSP diperoleh bagi peruntukan pada tahun-tahun bekalan/ perkhidmatan diterima tidak mencukupi.
Tidak Terlibat
15.5 Sijil AP 58 (a) hanya diluluskan oleh Akauntan sahaja.
Tidak Terlibat
15.6 Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan diperoleh bagi pembayaran AP 59.
Tidak Terlibat
15.7 Baki amaun pembayaran di bawah AP 59 tahun semasa menurun berbanding tahun sebelumnya.
Tidak Terlibat
15.8 Pembayaran kepada pembekal tidak melebihi 14 hari dari tarikh kelulusan diterima daripada Perbendaharaan (untuk AP 59 sahaja).
Tidak Terlibat
15.9 Laporan siasatan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh 60 hari (untuk AP 59 sahaja).
Tidak Terlibat
15.10 Tindakan pelarasan dibuat dalam tempoh 60 hari selepas mendapat kelulusan KSP (untuk AP 59 sahaja).
Tidak Terlibat
16.0 DAFTAR/ REKOD PEMBAYARAN AP 99 (a) |(b) |(c ) | (d) |(e).pdf | AP 150.pdf | SPANM12008.pdf | pp052004- Kod Hasil Perbelanjaan.pdf  
16.1 Baucar bayaran disimpan dengan selamat| teratur dan mudah dikesan. AP150 & SPANM 1/2008
Ya
16.2 Baucar bayaran disokong dengan dokumen asal| lengkap dan sempurna. AP99(a)& SPANM 1/2008
Ya
16.3 Pembayaran dibuat kepada penerima yang sah.
Ya
16.4 Pembayaran dibuat dengan betul dan tepat.
Ya
16.5 Baucar bayaran dan dokumen sokongan yang telah dibuat pembayaran ditebuk atau dicop 'TELAH BAYAR'. SPANM 1/2008
Ya
16.6 Barangan atau perkhidmatan yang diterima adalah mengikut spesifikasi seperti di pesanan tempatan atau inden kerja.
Ya
16.7 Pembayaran dibuat mengikut koding yang betul.
Ya
16.8 Dokumen pembayaran dilupuskan mengikut tempoh yang ditetapkan. AP150(i)
Ya
16.9 Baucar bayaran bukan atas nama pegawai Kerajaan bagi bekalan| perkhidmatan dan kerja. AP99(b)
Ya
17.0 DAFTAR BIL AP 103.pdf | sap2009-02-06-Bayaran bil 14 hari.pdf | sap2012-04-20-Bil tuntutan pembekal 14 hari.pdf | SPP0706.pdf  
17.1 Bagi Jabatan/PTJ dimana Daftar Bil dijana secara elektronik, Laporan Daftar Bil (BV 340) dicetak, disemak dan difail oleh pegawai yang bertanggungjawab setiap bulan. AP103(b)
Ya
17.2 Semua bil yang diterima di cop tarikh terima dan didaftarkan pada hari yang sama.
Ya
17.3 Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh diterima oleh PTJ. AP103(a)
Ya
17.4 Pegawai bertanggungjawab menyemak Daftar Bil / Laporan Daftar Bil (BV 340) setiap bulan dan ditandatangani ringkas.
Ya
17.5 Amaun pembayaran bil adalah tepat dan betul.
Ya
18.0 PENGURUSAN PEMBAYARAN PUKAL spp121990.pdf | SPANM Bil. 3 2009 - Sistem Bayaran Pukal.pdf  
18.1 Laporan BP21 diterima setiap bulan.
Tidak Terlibat
18.2 Laporan yang diterima disemak dengan bil-bil asal dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Tidak Terlibat
18.3 Tindakan pembetulan diambil terhadap perbezaan antara Laporan BP21 dengan bil.
Tidak Terlibat
18.4 Buku Vot dikemaskinikan berdasarkan Laporan Terperinci Pembayaran Bil.
Tidak Terlibat
18.5 Semua Bil Pukal dibayar melalui Sistem Bayaran Pukal.
Tidak Terlibat
19.0 PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT AP 111.pdf | AP 113 (a) | (b) |(c ) | (d)| (e).pdf | AP 113 (f) | (g).pdf | pp052004- Kod Hasil Perbelanjaan.pdf | SPP022002 Pin. AP 97 PWR.pdf  
19.1 Surat kelulusan Panjar oleh Pejabat Pembayar disimpan dengan teratur dan sempurna. AP111(a)
Ya
19.2 Wang Panjar digunakan mengikut syarat-syarat kelulusan yang diberi. AP111(b)
Ya
19.3 Pembayaran bil tidak melebihi RM500. AP97(d)
Ya
19.4 Perbelanjaan dipertanggungkan kepada kod yang betul. PP52004
Ya
19.5 Resit/Dokumen sokongan disertakan semasa tuntutan melalui penjar. AP113(b)(ii)
Ya
19.6 Semua pembelian melalui Panjar Wang Runcit direkod dalam Buku Wang Runcit. AP113(d)
Ya
19.7 Baki wang tunai seimbang dengan baki dalam Buku Tunai Panjar Wang Runcit. AP113(d)(ii)
Ya
19.8 Sijil Perakuan Panjar disediakan pada akhir tahun dan dikemukakan kepada Ketua Akauntan Kementerian. AP113(f)
Ya
19.9 Wang Panjar disimpan di tempat yang selamat dan berkunci. AP131
Ya


BAHAGIAN 5 :
PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH / AKAUN AMANAH / DEPOSIT

OBJEKTIF:
PENGURUSAN WANG YANG BAIK BERTUJUAN UNTUK MEMASTIKAN: A)SUPAYA WANG CARUMAN/ SUMBANGAN/ DEPOSIT DARIPADA KERAJAAN, MANA-MANA BADAN ATAU ORANG PERSEORANGAN DIURUSKAN MENGIKUT TUJUAN PENUBUHANNYA DAN DIKENDALIKAN MENGIKUT UNDANG-UNDANG,PROSEDUR DAN PERAKAUNAN YANG DITETAPKAN

Bil.
Soalan
Peraturan
Jawapan
1.0 PENGURUSAN KUMPULAN WANG/AKAUN AMANAH spp182001.pdf  
1.1 Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan Wang/Akaun Amanah ditubuhkan.
Tidak Terlibat
1.2 Keahlian Jawatankuasa dipatuhi.
Tidak Terlibat
1.3 Kehadiran ahli mesyuarat mengikut korum.
Tidak Terlibat
1.4 Bermesyuarat mengikut bilangan yang ditetapkan dalam peraturan Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah.
Tidak Terlibat
1.5 Minit mesyuarat jawatankuasa disimpan dengan teratur dan lengkap.
Tidak Terlibat
1.6 Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa yang ditubuhkan seperti mana yang ditetapkan.
Tidak Terlibat
1.7 Terimaan dari sumber yang dibenarkan.
Tidak Terlibat
1.8 Perbelanjaan dari akaun amanah hanya bagi tujuan yang ditetapkan dalam arahan amanah berkaitan.
Tidak Terlibat
1.9 Akaun sentiasa berbaki kredit.
Tidak Terlibat
1.10 Memastikan penyelenggaraan buku daftar/vot amanah diurus dengan lengkap dan cekap.
Tidak Terlibat
1.11 PTJ mengemukakan Penyata Bulanan untuk tujuan penyatuan di peringkat Pusat.
Tidak Terlibat
1.12 Mengesahkan baki Akaun Amanah dengan Laporan Bulanan Jabatan Akauntan Negara
Tidak Terlibat
1.13 Penyesuaian Akaun Amanah hendaklah disediakan setiap bulan secara berasingan bagi setiap Akaun Amanah
Tidak Terlibat
1.14 Pastikan Penyata Terimaan dan Perbelanjaan disediakan mengikut kehendak Arahan Amanah.
Tidak Terlibat
1.15 Empat (4) salinan Penyata Terimaan dan Perbelanjaan bagi tahun berakhir 31 Disember disedia dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya. (Bahagian Akaun Sahaja)
Tidak Terlibat
1.16 Sesalinan Penyata yang telah diaudit bersama pemerhatian Audit dihantar kepada Perbendaharaan dalam tempoh 30 hari.
Tidak Terlibat
2.0 PENUTUPAN AKAUN AMANAH spp182001.pdf  
2.1 Tindakan terhadap akaun tidak aktif/klasifikasi akaun hendaklah dilakukan setiap tahun.
Tidak Terlibat
2.2 Akaun Amanah yang Tidak Aktif/mencapai objektif penubuhan perlu ditutup melalui satu resolusi penutupan yang diluluskan pihak berkuasa kewangan/Perbendaharaan.
Tidak Terlibat
2.3 Penutupan akaun hendaklah dibuat dengan betul mengikut arahan amanah yang ditubuhkan dan surat penutupan rasmi diterima daripada Perbendaharaan.
Tidak Terlibat
2.4 Penyata Terimaan dan Bayaran yang berbaki sifar dikemukakan kepada Ketua Audit Negara dan dimaklumkan kepada Perbendaharaan dan JANM.
Tidak Terlibat
2.5 Surat pengesahan daripada Ketua Audit Negara ke atas Penyata Terimaan dan Bayaran yang berbaki sifar diterima dan dikemukakan kepada Perbendaharaan dan Jabatan Akauntan Negara Malaysia.
Tidak Terlibat
2.6 Perbendaharaan akan mengeluarkan surat penutupan rasmi Akaun Amanah yang berkenaan.
Tidak Terlibat
3.0 PINJAMAN KENDERAAN pp071993.pdf | pp081993.pdf | spp092000-Had Pinjaman Kenderaan.pdf | PMAT Bil 6 Tahun 2001 - Pinjaman Kenderaan ATM.pdf  
3.1 Pegawai yang bertanggungjawab untuk meluluskan Pinjaman Kenderaan diberi kuasa secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
3.2 Daftar diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. (Tarikh pembiayaan diluluskan; jumlah pembiayaan; tarikh cek diterima di pejabat pegawai; tarikh cek diterima oleh pegawai; maklumat baucar bayaran; tarikh resit pembelian; tarikh buku pendaftaran dihantar untuk dicatat Hakmilik Dituntut Oleh Kerajaan; tempoh bayaran balik; tarikh ansuran pertama dan maklumat insurans). (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
3.3 Bukti semakan dibuat oleh pegawai penyelia. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
3.4 Kad Pendaftaran Kenderaan dicop Hak Milik Dituntut oleh Kerajaan. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
3.5 Salinan insurans komprehensif tahunan| salinan fotostat pembelian| Kad Pendaftaran (Geran) disimpan dalam fail peribadi. (Bhg. Kewangan dan Semua PTJ)
Tidak Terlibat
3.6 Butiran pinjaman direkodkan dalam Buku Perkhidmatan. (PTJ Sahaja)
Tidak Terlibat
3.7 Bayaran balik melalui Arahan Potongan Gaji adalah teratur. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
3.8 Potongan Pertama/Akhir| dibuat dengan teratur. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
4.0 PINJAMAN KOMPUTER pp081992.pdf | spp082000.pdf | spp102009-Perubahan Syarat Pinjam Komputer.pdf| PMAT BIL. 7 tahun 2001 Pinjaman Komputer ATM.pdf  
4.1 Pegawai yang bertanggungjawab untuk meluluskan Pinjaman Komputer diberi kuasa secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
4.2 Daftar diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
4.3 Bukti semakan dibuat oleh pegawai penyelia.(Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
4.4 Invois pembelian komputer difailkan dalam Fail Peribadi.(Bhg. Kewangan dan semua PTJ)
Tidak Terlibat
4.5 Butiran pinjaman direkodkan dalam Buku Perkhidmatan. (PTJ sahaja)
Tidak Terlibat
4.6 Bayaran balik melalui Arahan Potongan Gaji adalah teratur. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
5.0 PENDAHULUAN DIRI spp101965.pdf | pp041995-Elaun Bertukar.pdf | pp032003-Elaun Tugas rasmi.pdf | spp061994-Pindaan SPP 2 1993.pdf | spp082010-Pindaan Elaun & Kemudahan Awam.pdf | spp021993-Wakil Kuasa Pendahuluan Diri.pdf  
5.1 Pegawai yang bertanggungjawab untuk meluluskan Pendahuluan Diri diberi kuasa secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. (Bahagian Kewangan sahaja)*
Tidak Terlibat
5.2 Daftar Pendahuluan Diri diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
5.3 PTJ mengambil tindakan yang sewajarnya untuk memastikan bayaran balik dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan.
Tidak Terlibat
5.4 Surat Peringatan dikeluarkan kepada pegawai yang lewat membayar balik mengikut tempoh yang ditetapkan. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
5.5 Pegawai yang belum menjelaskan pendahuluan diri yang terdahulu tidak diberi Pendahuluan Diri yang baru.
Tidak Terlibat
5.6 PTJ menghantar satu penyata yang menunjukkan ringkasan pendahuluan diri yang diluluskan dan hasil pengutipannya ke Perbendaharaan/Kementerian setiap bulan (Bahagian Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
5.7 Bukti semakan daftar dibuat oleh pegawai penyelia. (Bhg. Kewangan dan PTJ)
Tidak Terlibat
5.8 Bayaran balik atau penyelarasan dibuat mengikut tempoh ditetapkan. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
5.9 Penyesuaian dilakukan setiap bulan dengan penyata bulanan akaun amanah yang dikeluarkan oleh Ketua Akauntan. (Bhg. Kewangan sahaja)
Tidak Terlibat
6.0 PENDAHULUAN PELBAGAI (Bhg. Kewangan sahaja) spp131990-Kadar Lojing.pdf | PP072013 Pendahuluan Pelbagai.pdf  
6.1 Pendahuluan Pelbagai diluluskan oleh Perbendaharaan Malaysia.
Tidak Terlibat
6.2 Daftar diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
Tidak Terlibat
6.3 Bukti semakan dibuat oleh pegawai penyelia.
Tidak Terlibat
6.4 Bayaran balik atau penyelarasan dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu 6 minggu dari tarikh penyempurnaan aktiviti atau program yang dimohon.
Tidak Terlibat
6.5 Ketua Jabatan dikehendaki mengemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dengan salinan kepada Ketua Audit Negara dan Akauntan Negara penyata mengenai pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan setiap suku tahun.
Tidak Terlibat
6.6 Penyesuaian dilakukan setiap bulan dengan penyata bulanan akaun amanah yang dikeluarkan oleh Ketua Akauntan .
Tidak Terlibat
6.7 Surat Peringatan dikemukakan kepada pegawai yang lewat membuat bayaran balik.
Tidak Terlibat
6.8 Denda| surcaj atau tindakan tatatertib dikenakan kepada pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan mengutip balik pendahuluan pelbagai jika gagal melaksanakan dan mematuhi syarat-syarat pendahuluan pelbagai.
Tidak Terlibat
7.0 PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT AM AP 156.pdf | AP 158 & 159.pdf | AP 158 (b).pdf | AP 162.pdf | Manual SeMPA - Deposit v2.0.doc  
7.1 Daftar diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
Tidak Terlibat
7.2 Semakan rekod dibuat oleh pegawai penyelia.
Tidak Terlibat
7.3 Deposit hendaklah diakaunkan mengikut jenis deposit yang diterima.
Tidak Terlibat
7.4 Akaun Utama Deposit diselenggarakan.
Tidak Terlibat
7.5 Daftar/Rekod subsidiari (Rekod Kecil) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
Tidak Terlibat
7.6 Baki dalam daftar/rekod kecil hendaklah bersamaan dengan akaun utama deposit bagi setiap bulan.
Tidak Terlibat
7.7 Akaun deposit individu berbaki kredit.
Tidak Terlibat
7.8 Penyesuaian dilakukan setiap bulan dengan penyata bulanan akaun amanah yang dikeluarkan oleh Ketua Akauntan .
Tidak Terlibat
7.9 Senarai baki pendeposit bagi tahun berakhir 31 Disember dihantar kepada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara pada atau sebelum 31 Mac tahun kewangan berikutnya.
Tidak Terlibat
7.10 Bayaran Balik deposit mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
Tidak Terlibat
7.11 Rekod difailkan dengan teratur.
Tidak Terlibat
7.12 Tindakan diambil untuk menyelaraskan baki sekiranya terdapat perbezaan antara rekod Ketua Akauntan Kementah.
Tidak Terlibat
7.13 Akaun kawalan disesuaikan dengan rekod subsidiari setiap suku tahun.
Tidak Terlibat
7.14 Deposit yang tidak dituntut melebihi 12 bulan (serta tidak diperlukan) diwartakan.
Tidak Terlibat
7.15 Deposit yang tidak dituntut 3 bulan selepas diwartakan dikreditkan ke hasil.
Tidak Terlibat


BAHAGIAN 6 :
KAWALAN PENGURUSAN HARTA MODAL, STOR DAN ASET HIDUP

OBJEKTIF:
UNTUK MEMASTIKAN PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PENGGUNAAN PENYELENGGARAAN DAN PELUPUSAN ASET, INVENTORI DAN BARANG-BARANG STOR ADALAH DIBUAT DENGAN TERATUR DAN KEMASKINI BAGI MENGELAKKAN DARIPADA BERLAKUNYA SALAH GUNA, PEMBAZIRAN, PENYELEWENGAN DAN PEMBOROSAN

Bil.
Soalan
Peraturan
Jawapan
1.0 PENGURUSAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf | SAK 3 TAHUN 2007.pdf  
1.1 Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan ditubuhkan.
Ya
1.2 Keanggotaan PTJ sebagai Ahli JKPAK di peringkat Program. (PTJ yang berkaitan)
Ya
1.3 Menghadiri setiap Mesyuarat JKPAK diadakan. (PTJ yang berkaitan)
Ya
1.4 Melaporkan keseluruhan Pengurusan Aset Kerajaan termasuk Aset Hidup di dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) dan difailkan.
Ya
2.0 UNIT PENGURUSAN ASET (Bahagian Kewangan/JLKN) pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
2.1 Unit Pengurusan Aset diwujudkan diperingkat Kementerian/ Jabatan.
Tidak Terlibat
2.2 Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan Aset Harta Modal dan Aset Hidup. (Ikan, Haiwan dan Tumbuhan)
Tidak Terlibat
2.3 Pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat dibuat oleh Pegawai Pengawal (Aset Harta Modal sahaja).
Tidak Terlibat
2.4 Menyelaras laporan berkaitan pengurusan Aset Hidup daripada Jabatan/PTJ untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKPAK.
Tidak Terlibat
2.5 Menguruskan pelupusan, kehilangan dan hapuskira aset (termasuk Aset Hidup).
Tidak Terlibat
2.6 Menyelaras laporan berkaitan pengurusan Aset Hidup untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKPAK yang diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan.
Tidak Terlibat
2.7 Menyelaras penyediaan Laporan Tahunan untuk dikemukakan kepada Perbendaharaan. (Laporan Tahunan Harta Modal, Laporan Pemeriksaan Harta Modal, Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan, Laporan Kehilangan dan Hapuskira Aset dan Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib)
Tidak Terlibat
2.8 Mengemukakan Laporan berkenaan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Tidak Terlibat
3.0 PEGAWAI ASET / STOR/ ASET HIDUP pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
3.1 Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal.
Ya
3.2 Ketua Jabatan melantik Pegawai Aset menguruskan Aset Hidup.
Ya
3.3 Pegawai Aset di peringkat Kementerian diberi tanggungjawab sebagai Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan Kementerian.(PTJ Berkaitan)
Ya
3.4 Urusan permohonan, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan perakaunan barang stor dilakukan oleh Pegawai Stor/Kuartermaster.
Ya
3.5 Tugas dan tanggungjawab Pegawai Aset dinyatakan di dalam Fail Meja/SOP.
Ya
3.6 Tugas dan tanggungjawab Pegawai Stor/Kuartermaster dinyatakan di dalam Fail Meja/SOP.
Ya
4.0 PEGAWAI PENERIMA pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
4.1 Pegawai Penerima dilantik secara bertulis untuk menerima dan mengesahkan aset/barang barang stor/aset hidup yang diterima.
Ya
4.2 Tugas dan tanggungjawab sebagai Pegawai Penerima dinyatakan dalam Senarai Tugas dan Fail Meja Pengawai Penerima.
Ya
5.0 PERATURAN PENERIMAAN ASET : HARTA MODAL pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
5.1 Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset harta modal/bekalan pejabat diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan, kualiti dan kauntiti sebenar, Surat Jaminan dan Manual Penggunaan dan Penyelenggaraan.
Ya
5.2 Pemeriksaan dibuat oleh seorang pegawai bertauliah (memiliki kepakaran dalam bidang tertentu) menjalankan pemeriksaan teknikal bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.
Ya
5.3 Memastikan semua aset/ bekalan pejabat diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum pengesahan penerimaannya.
Ya
5.4 Memastikan pengesahan terimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta perlu dicatatkan diterima dengan syarat ianya disahkan secara diperiksa| dikira| diukur| ditimbang atau diuji / atau dipastikan status kesihatannya/ atau diuji dimana perlu.
Ya
5.5 Menentukan jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti, Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW PA 1) / Laporan Perselisihan (BAT L7) (Unit Tentera sahaja) disediakan atau Borang Laporan Terimaan Barang-barang KEW. PS-2 untuk Stor.
Ya
5.6 Menentukan penerimaan barang-barang daripada pembekal direkodkan di dalam Borang Terimaaan Barang-barang (BTB) KEW. PS 1.
Ya
5.7 Borang KEW. PA 1 dan KEW PS-2, disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Pegawai Penerima (Stor) dan dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
Ya
5.8 Menentukan aset yang diterima berserta dengan surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.
Ya
5.9 Bagi Stor Unit, penerimaan barang-barang daripada pembekal direkod terus di Kad Petak.
Ya
6.0 PERATURAN PENERIMAAN ASET: ASET HIDUP (IKAN DAN HAIWAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
6.1 Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset hidup (Ikan dan Haiwan) / Tumbuhan yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.
Tidak Terlibat
6.2 Pemeriksaan biologikal (Aset Ikan) oleh pegawai berkelayakan dan pegawai berkelayakan (Aset Tumbuhan) dilakukan mengikut kaedah yang bersesuaian.
Tidak Terlibat
6.3 Ikan hendaklah diperiksa dan dikira mengikut tempoh yang sesuai tidak melebihi satu (1) bulan sebelum disahkan penerimaannya.
Tidak Terlibat
6.4 Memastikan pengesahan terimaan yang tidak dapat dilakukan dalam tempoh yang ditetapkan, dokumen perlu dicatatkan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau dipastikan status kesihatannya.
Tidak Terlibat
6.5 Ikan yang tidak menepati spesifikasi biologikal yang ditetapkan akan dipulangkan/ditolak dengan menggunakan borang KEW. AI-1.
Tidak Terlibat
6.6 Haiwan hendaklah diperiksa serta merta atau dalam tempoh yang sesuai sebelum disahkan penerimaannya.
Tidak Terlibat
6.7 Haiwan yang tidak menepati spesifikasi ditetapkan hendaklah ditolak menggunakan Borang KEW. AH-1.
Tidak Terlibat
6.8 Borang KEW. AI 1 dan KEW AH-1| disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
Tidak Terlibat
6.9 Memastikan Ikan dan Haiwan diterima berserta Surat Jaminan daripada pembekal bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian.
Tidak Terlibat
7.0 PERATURAN PENERIMAAN ASET: ASET TUMBUHAN pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
7.1 Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi menentukan Tumbuhan diterima adalah betul.
Tidak Terlibat
7.2 Tumbuhan diperiksa secara dikira| ditimbang atau diuji mengikut tempoh yang sesuai sebelum pengesahan penerimaannya.
Tidak Terlibat
7.3 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dalam tempoh yang ditetapkan, dokumen perlu dicatatkan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa.
Tidak Terlibat
7.4 Tumbuhan yang tidak menepati spesifikasi ditetapkan ditolak dengan menggunakan borang KEW. AT-1.
Tidak Terlibat
7.5 Borang KEW. AT 1, disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
Tidak Terlibat
8.0 URUSAN PENDAFTARAN ASET: HARTA MODAL DAN STOR pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | Manual MySPA.pdf | spp131986.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
8.1 Aset dan inventori didaftarkan dalam tempoh dua minggu (14 hari) dari tarikh pengesahan penerimaannya.
Ya
8.2 Daftar Modal (KEW.PA-2), Daftar Inventori (KEW. PA-3) diselenggarakan dengan lengkap .
Ya
8.3 Daftar Modal (KEW.PA-2), Daftar Inventori (KEW. PA-3) dikemas kini.
Ya
8.4 Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6)/ (BAT L5) diselenggarakan dengan lengkap dan dikemaskini.
Ya
8.5 Senarai Harta Modal (KEW.PA-4), dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan lengkap .
Ya
8.6 Senarai Harta Modal (KEW.PA-4), dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) dikemas kini.
Ya
8.7 Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
Ya
8.8 Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) ditempatkan mengikut lokasi aset.
Ya
8.9 Lejar/Kad Kawalan Stok KEW. PS-3 (Stor Pusat dan Stor Utama) dan Kad Petak KEW. PS-4/(BAT L20) (Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit) diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.
Ya
8.10 Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW. PS-5/BAT L 84 diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.
Ya
8.11 Daftar diwujudkan bagi merekodkan aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran, latihan/ pembelajaran dan lain-lain sebagai rekod/ kawalan dalaman.
Ya
8.12 Bagi setiap aset yang hendak didaftarkan (samada diperolehi secara pembelian, disewa beli atau diterima sebagai hadiah), dokumentasi bagi aset yang dibeli (seperti pesanan rasmi kerajaan, nota serahan, invois,dokumen kontrak, kad jaminan, manual pengguna dan dokumen lain yang berkaitan) dirujuk terlebih dahulu bagi memastikan kesahihan aset tersebut sebelum proses merekod dibuat.
Ya
8.13 Dokumen bagi aset yang diterima daripada sumber-sumber lain seperti salinan daftar (jika aset diterima secara pindahan), surat kelulusan menerima hadiah (mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa beserta maklumat lengkap aset berkaitan) dan salinan sijil lucuthak (bagi aset yang diterima berikutan perintah lucuthak oleh mahkamah) dirujuk bagi memastikan kesahihan aset tersebut sebelum proses merekod dibuat.
Ya
8.14 Aset yang tiada punca maklumat didaftarkan berasaskan maklumat fizikal atau sumber-sumber lain berkaitan.
Ya
8.15 Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA- 5 dikemukakan secara tahunan (setahun sekali) kepada Program/ Kementerian.
Ya
8.16 KEW. PA-7 disediakan oleh pegawai aset dalam dua (2) salinan. Satu (1) salinan disimpan oleh Pegawai Aset dan satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Ya
8.17 Pendaftaran melalui sistem komputer dicetak mengikut format yang sama seperti yang ditetapkan dalam PP 5/2007 dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. (Bagi PTJ yang menggunakan aplikasi Sistem Pengurusan Aset)
Ya
9.0 URUSAN PENDAFTARAN ASET: ASET HIDUP (IKAN DAN HAIWAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
9.1 Aset hidup (Ikan dan Haiwan) didaftarkan dalam tempoh dua minggu (14 hari) dari tarikh pengesahan penerimaannya.
Tidak Terlibat
9.2 Daftar diwujudkan bagi merekodkan Ikan yang diterima melalui Pembelian Wang Kerajaan, Sumbangan atau hadiah, Pembiakan, Rampasan, Lucuthak dan Tangkapan Liar.
Tidak Terlibat
9.3 Aset hidup (Ikan dan Haiwan) yang diterima daripada sumber lain hendaklah disertai dengan surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan berkuatkuasa.
Tidak Terlibat
9.4 Aset yang tiada punca maklumat didaftarkan berasaskan maklumat fizikal atau sumber-sumber lain berkaitan.
Tidak Terlibat
9.5 Pendaftaran melalui sistem komputer dicetak mengikut format yang sama seperti yang ditetapkan dalam PP 6/2008 dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. (Bagi PTJ yang menggunakan aplikasi Sistem Pengurusan Aset)
Tidak Terlibat
9.6 Daftar Harta Modal Ikan KEW. AI-2, Daftar Inventori Ikan KEW. AI-3 dan Daftar Stok Ikan KEW. AI-4 diselenggarakan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
9.7 Senarai Daftar Harta Modal Ikan KEW. AI-5 dan, Senarai Daftar Inventori Ikan KEW. PA-6 disediakan dengan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
9.8 Daftar Pergerakan Induk KEW. AI-7 diselenggarakan dengan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
9.9 Daftar Harta Modal KEW. AH-2, Daftar Inventori KEW. AH-3 dan Daftar Stok KEW. AH-4 diselenggarakan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
9.10 Senarai Harta Modal Haiwan KEW. AH-5 dan, Senarai Daftar Inventori Haiwan KEW. AH-6 disediakan dengan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
9.11 Daftar Pergerakan Haiwan KEW. AH-7 diselenggarakan dengan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
9.12 Laporan Tahunan bagi Harta Modal dan Inventori Ikan KEW. AI-8 dan Harta Modal dan Inventori Haiwan KEW. AH-8 dan Laporan Tahunan Tumbuhan bagi Tanaman Kekal dan Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-8 hendaklah dikemukakan kepada Program.
Tidak Terlibat
10.0 URUSAN PENDAFTARAN ASET: ASET TUMBUHAN pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
10.1 Tumbuhan didaftarkan tidak melebihi 30 hari dari tarikh pengesahan penerimaannya.
Tidak Terlibat
10.2 Tumbuhan yang diterima daripada sumber lain hendaklah disertai dengan surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan berkuatkuasa.
Tidak Terlibat
10.3 Aset yang tiada punca maklumat didaftarkan berasaskan maklumat fizikal Tumbuhan atau sumber-sumber lain berkaitan.
Tidak Terlibat
10.4 Pendaftaran melalui sistem komputer dicetak mengikut format yang sama seperti yang ditetapkan dalam PP 6/2008 dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. (Bagi PTJ yang menggunakan aplikasi Sistem Pengurusan Aset)
Tidak Terlibat
10.5 Daftar Tanaman Kekal KEW. AT-2 (merekod butiran Tanaman Kekal) & KEW. AT-2A (merekod Nilai Semasa Tanaman Kekal), Daftar Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-3 (merekod butiran Tanaman Bukan Kekal) & KEW. AT-3A (merekod Nilai Semasa Tanaman Bukan Kekal) dan Daftar Bahan Tanaman KEW. AT-4 diselenggarakan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
10.6 Senarai Daftar Tanaman Kekal KEW. AT-5 dan Senarai Daftar Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-6 disediakan dengan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
10.7 Daftar Pergerakan Tanaman KEW. AT-7 diselenggarakan dengan lengkap, tepat dan kemas kini.
Tidak Terlibat
10.8 Laporan Tahunan Tumbuhan bagi Tanaman Kekal dan Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-8 hendaklah dikemukakan kepada Program.
Tidak Terlibat
11.0 PENYIMPANAN DAFTAR ASET : HARTA MODAL DAN STOR pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
11.1 Daftar asal KEW. PA-2, KEW. PA-3 dan KEW PA-7 disimpan di dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci.
Ya
11.2 Buku Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori KEW. PA-6 disimpan di dalam kabinet berkunci.
Ya
12.0 PENYIMPANAN DAFTAR ASET: ASET HIDUP (IKAN DAN HAIWAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
12.1 Daftar KEW. AI-2 dan KEW. AI-3 (Aset Ikan), KEW. AH-2 dan KEW. AH-3 (Aset Haiwan) disimpan di dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci.
Tidak Terlibat
12.2 Daftar KEW. AI-4 dan KEW. AI-7 (Aset Ikan), Buku KEW. AH-4 dan KEW. AH-7 (Aset Haiwan) disimpan di dalam kabinet berkunci.
Tidak Terlibat
12.3 Daftar asal KEW. AI-2 dan KEW. AI-3 (Aset Ikan), KEW. AH-2 dan KEW. AH-3 (Aset Haiwan) disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.
Tidak Terlibat
13.0 PENYIMPANAN DAFTAR ASET: ASET TUMBUHAN pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
13.1 KEW. AT-2 dan KEW. AT-3 disimpan di dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci.
Tidak Terlibat
13.2 Daftar KEW. AT-4 dan KEW. AT-7 disimpan di dalam kabinet berkunci.
Tidak Terlibat
13.3 Daftar asal KEW. AT-2 dan KEW. AT-3 disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.
Tidak Terlibat
14.0 PELABELAN ASET DAN INVENTORI pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
14.1 Setiap aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat atau emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/Jabatan.
Ya
14.2 Pelabelan aset dipamer dengan jelas dilihat, tidak mudah dipinda dan bersesuaian.
Ya
14.3 Setiap aset ditanda dengan nombor siri pendaftaran mengikut format kod Kementerian, kod Jabatan/Bahagian, kod Kumpulan Aset samada harta modal dan inventori, Tahun Pembelian dan Nombor Siri seperti contoh KP/BADSA/H/08/1 (Harta Modal), KP/BADSA/H(I)/08/1 (Ikan), KP/BADSA/H(H)/08/1 (Haiwan), KP/BADSA/TK/08/1 (Tumbuhan).
Ya
15.0 PENGGUNAAN ASET : HARTA MODAL DAN STOR pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
15.1 Aset yang dibeli digunakan .
Ya
15.2 Aset yang dibeli digunakan bagi tujuan rasmi sahaja.
Ya
15.3 Penggunaan atau pergerakan aset direkodkan dalam Borang KEW. PA-6 /BAT L5 (Inventori sahaja).
Ya
15.4 Pengeluaran aset mendapat kebenaran bertulis daripada pegawai yang dipertanggungjawabkan.
Ya
15.5 Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya.
Ya
15.6 Pengeluaran stok dilaksanakan berdasarkan Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD).
Ya
15.7 Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan. (KEW. PA-9)
Ya
15.8 Tindakan susulan diambil terhadap aduan aset yang rosak.
Ya
15.9 Pengeluaran barang-barang stor menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok KEW. PS-10 (Stor Pusat dan Utama), Borang Permohonan Stok KEW. PS-11 (Stor Unit).
Ya
16.0 PENGGUNAAN ASET: ASET HAIWAN (IKAN DAN HAIWAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
16.1 Aset yang dibeli digunakan mengikut tujuan sebenar.
Tidak Terlibat
16.2 Aset dikendali oleh pegawai yang berkelayakan, mahir dan terlatih.
Tidak Terlibat
16.3 Rekod Penggunaan Jabatan disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
Tidak Terlibat
16.4 Semua haiwan dipelihara di lokasi yang sesuai dan selamat.
Tidak Terlibat
16.5 Berlaku penyakit, kecederaan atau kematian, laporan dibuat secara bertulis kepada Ketua Jabatan menggunakan Borang Laporan Ksakit/Kematian KEW. AI-9 (Ikan) dan KEW. AH-13 (Haiwan).
Tidak Terlibat
17.0 PENGGUNAAN ASET: ASET TUMBUHAN pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
17.1 Penggunaan Tumbuhan bertujuan untuk aktiviti pengeluaran hasil, menghasilkan bahan tanaman berkualiti, membangunkan perhutanan berdaya saing, latihan dan pameran.
Tidak Terlibat
17.2 Tumbuhan dikendali oleh pegawai yang berkelayakan, mahir dan terlatih.
Tidak Terlibat
17.3 Pengeluaran Bahan Tanaman daripada stok boleh dilakukan secara jualan atau sumbangan perlu mendapat kelulusan Ketua Jabatan.
Tidak Terlibat
17.4 Hasil yang dikeluarkan oleh Tumbuhan seperti buah-buahan, kelapa sawit, getah dan lain-lain hendaklah direkodkan mengikut peraturan. Penjualan hendaklah mengikut tatacara semasa dan hasil jualan direkod dan dimasukkan dalam Akaun Hasil Kerajaan.
Tidak Terlibat
17.5 Berlaku kerosakan/kemusnahan, laporan dibuat secara bertulis kepada Ketua Jabatan menggunakan Borang Laporan Kerosakan/Kemusnahan KEW. AT-9.
Tidak Terlibat
18.0 PENJAGAAN ASET: ASET HAIWAN pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
18.1 Menyediakan tempat pemeliharaan yang sesuai dan selamat.
Tidak Terlibat
18.2 Mengamalkan biosekuriti yang komprehensif.
Tidak Terlibat
18.3 Mengadakan program pencegahan penyakit (vaksinasi, nyahcacing, coccidiostats).
Tidak Terlibat
18.4 Melakukan rawatan/pemulihan kepada haiwan yang sakit.
Tidak Terlibat
18.5 Maklumat rawatan direkodkan dalam KEW. AH-2 (Bahagian B) dan KEW. AH-3 (Bahagian B).
Tidak Terlibat
18.6 Stok Haiwan digunakan sebagai baka gantian didaftarkan sebagai harta modal atau inventori.
Tidak Terlibat
18.7 Stok Haiwan dibenar disimpan dalam tempoh tidak melebihi dua (2) tahun. Aset yang melebihi tempoh tersebut hendaklah didaftarkan sebagai harta modal atau inventori.
Tidak Terlibat
18.8 Laporan dibuat secara bertulis kepada Ketua Jabatan terhadap Haiwan yang sakit, berpenyakit atau kematian dengan menggunakan Borang Laporan Sakit/Kematian Haiwan KEW. AH-13.
Tidak Terlibat
19.0 PENYIMPANAN ASET DAN STOK pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
19.1 Aset dan stok disimpan di tempat yang selamat dan sesuai dan dibawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
Ya
19.2 Aset dan stok yang sangat menarik/bernilai tinggi disimpan di tempat yang berasingan dan dibawah kawalan yang maksima.
Ya
19.3 Buku rekod senggaraan berada bersama aset yang memerlukan penyenggaraan.
Ya
19.4 Kenderaan disimpan di tempat yang selamat dan di bawah garaj yang berbumbung.
Ya
20.0 PEMERIKSAAN ASET: HARTA MODAL DAN STOR pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp052009-Tatacara Pengurusan Stor.pdf |pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf | SAK 4 Tahun 2012 Tatacara Pengiraan Stok.pdf  
20.1 Dua (2) Pegawai Pemeriksa dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dan tidak terlibat dengan pengurusan aset (penerimaan, pendaftaran, penyelenggaraan, pelupusan dan hapus kira).
Ya
20.2 Pemeriksaan aset dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun. (fizikal, rekod/label dan penempatan)
Ya
20.3 Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Ketua Jabatan.
Ya
20.4 Ketua Jabatan mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-12) kepada Pegawai Pengawal.
Ya
20.5 Pegawai Pemeriksaan Stok dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan dan tidak terlibat didalam stor yang diperiksa.
Ya
20.6 Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa.
Ya
20.7 Satu garisan merah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.
Ya
20.8 Laporan Pemeriksaan Stok KEW.PS 14/BAT L 123A/Audit Stock Initial Listing(SPKB) disediakan oleh Pegawai Pemeriksaan Stok.
Ya
20.9 Laporan Pemeriksaan Stok KEW.PS 14/BAT L 123A/Audit Stock Initial Listing(SPKB) hendaklah disimpan oleh pegawai stor untuk disemak oleh Pemverifikasi stor.
Ya
20.10 Sijil Perakuan Tahunan Pemeriksaan Stor dan Pengiraan Stok (AK-VS-48) hendaklah dikemukakan oleh Ketua Jabatan kepada Cawangan Pengurusan Aset sebelum 31 Januari pada tahun berikutnya.
Ya
20.11 Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan disebabkan oleh kesilapan pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW. PS-17).
Ya
21.0 PEMERIKSAAN ASET: ASET HIDUP (IKAN DAN HAIWAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
21.1 Pemeriksaan Ikan dilaksanakan sekali (1) setahun.
Tidak Terlibat
21.2 Ketua Pengarah Jabatan hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang bukan dari Unit yang sama untuk membuat pemeriksaan.
Tidak Terlibat
21.3 Pemeriksaan hendaklah direkodkan di dalam KEW. AI-2, KEW. AI-3 dan KEW. AI-4 (Aset Ikan), KEW. AH-2, KEW. AH-3 dan KEW. AH-4 (Aset Haiwan). (mana yang berkaitan)
Tidak Terlibat
21.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Ikan KEW. AI-10, Laporan Pemeriksaan Inventori Ikan KEW. AI-11 dan Laporan Pemeriksaan Stok Ikan KEW. AI-12 (Aset Ikan) kepada Ketua Jabatan di dalam tempoh dua(2) minggu dari tarikh pemeriksaan selesai. (Aset Ikan)
Tidak Terlibat
21.5 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Haiwan KEW. AH-9, Laporan Pemeriksaan Inventori Haiwan KEW. AH-10 dan Laporan Pemeriksaan Stok Haiwan KEW. AH-11 (Aset Haiwan) kepada Ketua Jabatan di dalam tempoh dua(2) minggu dari tarikh pemeriksaan selesai. (Aset Haiwan)
Tidak Terlibat
21.6 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW. AI-10, KEW. AI-11 dan KEW. AI-12 bersama-sama Sijil Pemeriksaan KEW. AI-13 (Aset Ikan), KEW. AH-10, KEW. AH-11, KEW. AH-12 bersama-sama Sijil Pemeriksaan KEW. AT-13 (Aset Haiwan) kepada Ketua Pengarah Jabatan.
Tidak Terlibat
21.7 Ketua Pengarah Jabatan hendaklah mengemukakan KEW. AI-13 kepada Perbendaharaan dan salinan kepada Pegawai Pengawal sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Tidak Terlibat
21.8 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.
Tidak Terlibat
22.0 PEMERIKSAAN ASET: ASET TUMBUHAN pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
22.1 Pemeriksaan Tumbuhan dilaksanakan sekali (1) setahun.
Tidak Terlibat
22.2 Ketua Pengarah Jabatan hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang bukan dari Unit yang sama untuk membuat pemeriksaan.
Tidak Terlibat
22.3 Pemeriksaan hendaklah direkodkan di dalam KEW. AT-2, KEW. AT-3 dan KEW. AT-4 dengan lengkap dan kemas kini.
Tidak Terlibat
22.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Tanaman Kekal KEW. AT-10, Laporan Pemeriksaan Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-11 dan Laporan Pemeriksaan Bahan Tanaman KEW. AT-12 kepada Ketua Jabatan di dalam tempoh dua(2) minggu dari tarikh pemeriksaan selesai.
Tidak Terlibat
22.5 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW. AT-10, KEW. AT-11 dan KEW. AT-12 bersama-sama Sijil Pemeriksaan KEW. AT-13 kepada Ketua Pengarah Jabatan.
Tidak Terlibat
22.6 Ketua Pengarah Jabatan hendaklah mengemukakan KEW. AT-13 kepada Perbendaharaan dan salinan kepada Pegawai Pengawal sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Tidak Terlibat
22.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.
Tidak Terlibat
23.0 PEGAWAI PENGANGKUTAN PP052013 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.pdf | Manual Pengurusan dan Operasi Pengangkutan - BAT J7.pdf | pp021980-Penggunaan| Pengurusan dan Penyeneggaraan Kenderaan Kerajaan.pdf  
23.1 Pegawai Kenderaaan dilantik oleh Ketua Jabatan dan dinyatakan dalam senarai tugas.
Ya
23.2 Pegawai Kenderaan yang dilantik mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor (atau setaraf) sekiranya pejabat mempunyai lebih 20 buah kenderaan jabatan.
Ya
23.3 Fail Kenderaan/BAT M59 diselenggarakan bagi setiap kenderaan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.
Ya
24.0 KAWALAN PENGGUNAAN KENDERAAN PP052013 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.pdf | Manual Pengurusan dan Operasi Pengangkutan - BAT J7.pdf |PATM BAB 9 Sek.5 _ Tiket BAT J7.pdf | PATM Bab 9 Sek 5 - Tiket Kerja Pengangkutan (BAT J 7)V06.pdf | pp021980-Penggunaan| Pengurusan dan Penyeneggaraan Kenderaan Kerajaan.pdf  
24.1 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa.
Ya
24.2 Pemandu merekodkan dengan lengkap maklumat perjalanan dalam Buku Log Kenderaan/BAT J 7 setiap kali melakukan perjalanan.
Ya
24.3 Buku Log Kenderaan(AM 362 Pin 3/82, BAT J 7) ditandatangani oleh pengguna selepas menggunakan kenderaan.
Ya
24.4 Pemandu menyerahkan Buku Log Kenderaan/BAT J 7 untuk disahkan pada hari terakhir setiap bulan kepada Pegawai Kenderaan.
Ya
24.5 Pemandu menyerahkan helaian asal Butiran Penggunaan Kenderaan yang telah disahkan pada hari terakhir setiap bulan kepada Pegawai Kenderaan.
Ya
24.6 Pembelian minyak direkodkan ke dalam Buku Log Kenderaan dan disemak oleh pegawai Kenderaan dari semasa ke semasa.
Ya
24.7 Pegawai Kenderaan membuat pengesahan terhadap pengiraan Kadar penggunaan bahan api bulanan selewat-lewatnya pada 10 hari bulan berikutnya.
Ya
24.8 Pegawai Kenderaan membuat Analisa Penggunaan Bahan Api Kenderaan pada setiap akhir bulan.
Ya
25.0 KENDERAAN KHAS PEGAWAI GRED JUSA/ SETARAF PP052013 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.pdf  
25.1 Kelulusan bertulis diperolehi daripada Ketua Jabatan ke atas jumlah penggunaan minyak sebulan.
Tidak Terlibat
25.2 Kiraan penggunaan minyak adalah benar/ munasabah (jarak rumah ke pejabat x 4 trip x 23 hari 9km) dan berasaskan 1 liter untuk 9 km.
Tidak Terlibat
25.3 Pembelian minyak sebulan tidak melebihi 600 liter .
Tidak Terlibat
25.4 Pegawai Kenderaan bertanggungjawab membuat kiraan bagi amaun minyak yang terlebih pakai pada setiap hujung tahun dan menuntut balik amaun tersebut kepada pegawai terlibat.
Tidak Terlibat
26.0 KAWALAN KAD INDEN MINYAK PP052013 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.pdf  
26.1 Buku rekod pergerakan kad inden diselenggara dengan lengkap.
Ya
26.2 Buku rekod pergerakan kad inden dikemas kini.
Ya
26.3 Kad inden minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa (kecuali kad inden kenderaan khas pegawai ) melainkan ada keperluan mengisi minyak.
Ya
26.4 Resit pembelian minyak disimpan dan dikumpulkan oleh Pegawai Kenderaan.
Ya
26.5 Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit dan disahkan oleh pemegang kad sebelum bayaran dilakukan.
Ya
26.6 Pegawai Kenderaan mengesahkan invois dengan membuat semakan pada Invois dan Laporan Analisa Kenderaan dengan Penyata Kad/Pembelian yang telah disahkan untuk proses pembayaran seterusnya.
Ya
27.0 KAWALAN KAD ELEKTRONIK BAGI PEMBAYARAN TOL (AWAM SAHAJA) PP052013 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.pdf  
27.1 Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit dikemas kini dan disimpan selamat oleh Pegawai Kenderaan.
Tidak Terlibat
27.2 Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit diserah kepada Pegawai Kenderaan untuk ditandatangani selepas sahaja selesai menjalankan tugas.
Tidak Terlibat
28.0 PERATURAN PENYELENGGARAAN ASET: HARTA MODAL DAN STOR pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | PP052013 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.pdf | PATM Bab 10 Sek2 - Sistem Senggaraan Kenderaan ATM.pdf | PATM Bab 10 Sek 2 - Sistem Senggaraan Kenderaan ATM V02.pdf | PATM Bab 10 Sek 10 Penyenggaraan Kenderaan V06.pdf | PATM Bab 10 Sek10 - Penyenggaraan Kenderaan Yang Diswastakan.pdf  
28.1 Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyenggaraan (KEW. PA-13) disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
Ya
28.2 Program penyelenggaraan di rancang dan disediakan.
Ya
28.3 Penyelenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
Ya
28.4 Setiap penyenggaraan direkodkan dengan betul dan lengkap dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW. PA -14/ BAT M59/ MAT M88/ BAT M430) dan lain-lain.
Ya
28.5 Aset disenggarakan dengan betul dan berpandukan manual pengguna.
Ya
29.0 PERATURAN PENYELENGGARAAN ASET: ASET HIDUP (IKAN DAN HAIWAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
29.1 Dua (2) pegawai terdiri daripada Ketua Jabatan dan seorang Pegawai Kanan bertanggungjawab memastikan penyelenggaraan dilaksanakan.
Tidak Terlibat
29.2 Maklumat rawatan direkodkan di Bahagian B (KEW. AI-2) dan Bahagian B (KEW. AI-3).
Tidak Terlibat
30.0 PERATURAN PENYELENGGARAAN ASET: ASET TUMBUHAN pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
30.1 Penyelenggaraan Tumbuhan berpandukan kepada Amalan Pertanian Baik (APB) atau piawaian lain yang sesuai yang diperakui.
Tidak Terlibat
30.2 Dua (2) pegawai terdiri daripada Ketua Jabatan dan seorang Pegawai Kanan bertanggungjawab memastikan penyelenggaraan dilaksanakan.
Tidak Terlibat
30.3 Maklumat penyelenggaraan Tanaman Kekal dan Tanaman Bukan Kekal direkodkan dengan lengkap dan kemas kini.
Tidak Terlibat
30.4 Penyelenggaraan Tumbuhan yang disewakan/pajakan hendaklah mengikut manual penyelenggaraan APB atau piawaian lain yang bersesuaian.
Tidak Terlibat
31.0 PENYELENGGARAAN KENDERAAN PP052013 Pengurusan Kenderaan Kerajaan.pdf | pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | PATM Bab 10 Sek2 - Sistem Senggaraan Kenderaan ATM.pdf | PATM Bab 10 Sek10 - Penyenggaraan Kenderaan Yang Diswastakan.pdf  
31.1 Kenderaan diselenggarakan mengikut tempoh atau jadual penyelenggaraan yang telah ditetapkan.
Ya
31.2 Butiran mengenai kos dan pembaikan direkodkan ke dalam Fail Kenderaan dan Daftar Harta Modal (KEW. PA-2 Bahagian B).
Ya
32.0 LEMBAGA PEMERIKSA pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf | PATM Bab 12 Sek 4 -Peraturan2 Lmbg Periksa & Lupusan Barang2 Yg X.pdf | PATM Bab 12 Sek 9 Pemeriksaan Dan Pelupusan.tif  
32.1 Fail pelupusan disediakan dan diselenggarakan dengan lengkap dan dikemas kini.
Ya
32.2 Lembaga Pemeriksa dilantik oleh Pegawai Pengawal. (Harta Modal)
Ya
32.3 Lembaga Pemeriksa dilantik oleh Ketua Jabatan. (Aset Hidup)
Ya
32.4 Tempoh pelantikan tersebut tidak melebihi 2 tahun.
Ya
32.5 Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 orang pegawai (seorang pengerusi dan seorang ahli) yang tidak terlibat dalam pengendalian aset berkenaan.
Ya
32.6 Ahli Lembaga Pemeriksa mempunyai kepakaran memeriksa aset (Aset Alih, Aset Hidup), yang terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1 dan pegawai daripada Kementerian/Jabatan lain jika perlu.
Ya
33.0 UNTI PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KEWANGAN: HARTA MODAL DAN ASET HIDUP (IKAN, HAIWAN DAN TUMBUHAN)  
33.1 Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh yang diarahkan oleh Jabatan.
Ya
33.2 Lembaga pemeriksa menyediakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan.
Ya
33.3 Kaedah pelupusan yang disyorkan oleh Lembaga Pemeriksa adalah sesuai.
Ya
33.4 KEW. PA 17, KEW. AI-17, KEW. AH-17 dan KEW. AT-17 ditandatangani oleh Lembaga Pemeriksa dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan.
Ya
34.0 SEBELUM PELUPUSAN : HARTA MODAL pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
34.1 Perakuan pelupusan (KEW. PA-16) bagi pelupusan aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik disediakan oleh JKP atau jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan tertentu.
Ya
34.2 Pelupusan perkakasan komputer mempunyai Perakuan Pelupusan yang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/ Jabatan.
Ya
34.3 Perakuan pelupusan disahkan oleh dua orang pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 3 tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan.
Ya
34.4 Nilai aset di perakuan pelupusan digunakan untuk tempoh 1 tahun sahaja.
Ya
34.5 Kementerian/ Jabatan mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru sekiranya melebihi setahun.
Ya
34.6 Urusetia Pelupusan aset menyemak Laporan Lembaga Pemeriksa dan memastikan dokumen sokongan lengkap.
Ya
34.7 Urusetia Pelupusan memohon kelulusan daripada kuasa melulus dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan.
Ya
35.0 SEBELUM PELUPUSAN : ASET HIDUP (IKAN, HAIWAN DAN TUMBUHAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
35.1 Perakuan pelupusan (KEW. AI-15, KEW. AH-15 dan KEW. AT-15) diperlukan bagi aset yang hendak dilupuskan.
Tidak Terlibat
35.2 Perakuan dirujuk kepada Ketua Unit atau pegawai yang berkelayakan atau khidmat pakar khusus dari pusat-pusat lain.
Tidak Terlibat
35.3 Perakuan pelupusan disahkan oleh dua orang pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 5 tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan. (Aset Ikan)
Tidak Terlibat
35.4 Perakuan Pelupusan Haiwan hendaklah disahkan oleh dua (2) orang pegawai dan salah seorangnya adalah pegawai veteriner yang berdaftar di bawah Akta Veteriner 1974. (Aset Haiwan)
Tidak Terlibat
35.5 Perakuan Pelupusan Tumbuhan disediakan oleh seorang pegawai teknikal dan disahkan oleh Ketua Jabatan.
Tidak Terlibat
35.6 Urusetia Pelupusan aset menyemak Laporan Lembaga Pemeriksa dan memastikan dokumen sokongan lengkap.
Tidak Terlibat
36.0 TATACARA PELUPUSAN: HARTA MODAL pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
36.1 Pelaksanaan pelupusan dibuat mengikut kaedah yang diluluskan dengan teratur.
Tidak Terlibat
36.2 Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari surat kelulusan.
Tidak Terlibat
36.3 Perlanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada kuasa meluluskan 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan.
Tidak Terlibat
36.4 Kelulusan baru diperolehi sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh perlanjutan.
Tidak Terlibat
36.5 Permohonan pinda kaedah pelupusan dikemukakan kepada kuasa meluluskan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.
Tidak Terlibat
36.6 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW PA-18) dan Sijil Pelupusan Aset (KEW PA-19) disediakan.
Tidak Terlibat
36.7 KEW. PA-19 dikemukakan kepada kuasa melulus.
Tidak Terlibat
36.8 Tindakan semasa melaksanakan pelupusan diambil sebagaimana ditetapkan.
Tidak Terlibat
37.0 TATACARA PELUPUSAN: ASET HIDUP (IKAN| HAIWAN DAN TUMBUHAN) pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf  
37.1 Pelaksanaan pelupusan dibuat mengikut kaedah yang diluluskan dengan teratur.
Tidak Terlibat
37.2 Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh seperti mana surat kelulusan. ( I bulan untuk Aset Ikan, 2 bulan untuk Aset Haiwan dan 3 bulan untuk Aset Tumbuhan)
Tidak Terlibat
37.3 Perlanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada kuasa meluluskan 1 minggu (Aset Ikan dan Haiwan) dan 2 minggu (Aset Tumbuhan) sebelum tamat tempoh pelupusan.
Tidak Terlibat
37.4 Kelulusan baru diperolehi sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh perlanjutan.
Tidak Terlibat
37.5 Permohonan pinda kaedah pelupusan dikemukakan kepada kuasa meluluskan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.
Tidak Terlibat
37.6 Sijil Penyaksian Pemusnahan Ikan/Haiwan/Tumbuhan (KEW. AI-18, KEW. AH-18 dan KEW. AT-18) dan Sijil Pelupusan Ikan/Haiwan/ Tumbuhan (KEW. AI-19, KEW. AH-19 dan KEW. AT-19) disediakan.
Tidak Terlibat
37.7 KEW. AI-19, KEW. AH-19 dan KEW. AT-19 dikemukakan kepada kuasa melulus.
Tidak Terlibat
37.8 Tindakan semasa melaksanakan pelupusan diambil sebagaimana ditetapkan.
Tidak Terlibat
38.0 PENGURUSAN KEHILANGAN (Jika Berkaitan) pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf | pp132008-Pengurusan Hapuskira dan Kehilangan Wang Awam.pdf | PATM Bab 12 Sek 4 -Peraturan2 Lmbg Periksa & Lupusan Barang2 Yg X.pdf | PATM Bab 12 Sek. 8 - Kehilnagan & Hapuskira.pdf  
38.1 Tiada kehilangan aset/wang awam (tahun sebelum) yang belum selesai pada tahun kewangan yang diaudit.
Tidak Terlibat
38.2 Pegawai yang bertanggungjawab melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.
Tidak Terlibat
38.3 Ketua Jabatan membuat Laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan.
Tidak Terlibat
38.4 Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW. PA-28/Lampiran J, KEW. AI-25, KEW. AH-25, KEW. AT-27) dan kemukakan bersama Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal/ Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja (aset)/tidak lewat 5 hari bekerja (wang awam).
Tidak Terlibat
38.5 Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan/atau wakil tempatan Ketua Audit Negara.
Tidak Terlibat
39.0 PENGURUSAN HAPUS KIRA pp052007-Tatacara Pengurusan Aset.pdf | pp062008-Tatacara Pengurusan Aset Hidup.pdf | pp132008-Pengurusan Hapuskira dan Kehilangan Wang Awam.pdf | spp032011.pdf | SAP2009-02-05 SURCAJ.pdf | SAP2009-07-31 SURCAJ.pdf | PATM Bab 12 Sek. 8 - Kehilnagan & Hapuskira.pdf  
39.1 Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal. (KEW. PA 29| KEW. AI-26, KEW. AH-26, KEW. AT-28)
Ya
39.2 Laporan Akhir (KEW. PA-30/Lampiran K, KEW. AI-27, KEW. AH-27, KEW. AT-29) dikemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 2 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
Ya
39.3 Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok KEW. PS-21 disahkan oleh Ketua Jabatan dan diluluskan oleh Kuasa Melulus.
Ya
39.4 Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (Lampiran xii), Laporan Tahunan Hapuskira Ikan (KEW. AI-30), Laporan Tahunan Hapuskira Haiwan (KEW. AH-30), Laporan Tahunan Hapuskira Tumbuhan (KEW. AT-32) dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Ya
39.5 Tindakan Surcaj/Tatatertib dikenakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Pegawai Pengawal atau sembilan (9) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
Ya
39.6 Tindakan Bayaran Balik/Hapus Kira mendapat kelulusan Pegawai Pengawal dan dikemas kini dalam Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori/ Daftar Stok Ikan/ Stok Haiwan/Daftar Tumbuhan.
Ya
39.7 Bayaran balik dicaj ke Kod Hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)
Ya
39.8 Mengemukakan Sijil Hapus Kira (KEW. PA-31, KEW. AI-29, KEW. AH 28, KEW. AT-31) kepada Perbendaharaan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
Ya
40.0 SURCAJ BAB D Peraturan (Kelakuan dan Tataertib 1993).pdf | Akta Acara Kewangan Sek. 18A.pdf | PATM Bab 12 Sek. 8 - Kehilnagan & Hapuskira.pdf  
40.1 Laporan kes kehilangan dan hapuskira disediakan.
Tidak Terlibat
40.2 Laporan tindakan dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.
Tidak Terlibat
40.3 Kes dirujuk kepada Lembaga Tatatertib.
Tidak Terlibat
40.4 Keputusan Lembaga dimaklumkan kepada Perbendaharaan.
Tidak Terlibat
40.5 Minit mesyuarat disediakan, disemak dan diluluskan oleh Pengerusi.
Tidak Terlibat